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PDF durchsuchen, abgleichen und verschieben

Forumthread: PDF durchsuchen, abgleichen und verschieben

PDF durchsuchen, abgleichen und verschieben
11.01.2018 16:38:00
Mike
hallo!
ich habe folgende challenge zu bewältigen und habe keine ahnung, wie ich das angehen soll.
ich habe eine tabelle mit kundennummern in spalte A.
im ordner c:\temp habe ich rechnungen von allen kunden als PDF gespeichert.
ich hätte nun gern ein makro, welches das PDF durchsucht, die kundenummer findet, in c:\temp (falls nicht vorhanden) ein unterverzeichnis erstellt und die datei dort hineinkopiert.
keine ahnung, ob das überhaupt möglich ist. im moment habe ich nur die möglichkeit per hand mit einem plugin von total commander.
kann mir da jemand helfen, soweit excel / vba dies zulässt?
besten dank im voraus!
mike
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Beitrag zum Forumthread
Beitrag zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: PDF durchsuchen, abgleichen und verschieben
11.01.2018 18:38:10
Zwenn
Hallo Mike,
soweit ich weiß, gibt es keine Möglichkeit, direkt aus Excl heraus auf den Inhalt eines PDF-Dokuments zuzugreifen, auch nicht mit VBA. Du kannst aber über VBA Komandozeilentools mit ihren Parametern starten. Da gibt es eine kleine aber feine Tool-Sammlung für PDF-Dateien, die Du hier runterladen kannst:
http://www.xpdfreader.com/download.html
Da wählst Du unter der Überschrift Download the Xpdf tools: den Download für Windows aus und speicherst das ZIP-Archiv auf deinem Rechner. In dem Zip sind zwei Verzeichnisse mit den Tools, jeweils für 32 Bit und 64 Bit Systeme. Da drin findest Du das benötigte Programm pdftotext.exe
Im dritten Verzeichnis doc findest Du kleine Anleitungen zu den Programmen und ihren Parametern. Hier suchst Du Dir pdftotext.txt raus. Da wir den Aufbau Deiner PDF-Rechnungen nicht kennen, musst Du mit den Parametern etwas rumprobieren, damit Du eine Textdatei aus dem PDF erzeugst, in der Du dann eindeutig die Kundennummern identifizieren kannst. Textdateien kann man mit Excel relativ einfach verarbeiten. Kommt natürlich drauf an, was man will und wie sie aufgebaut sind.
Der ganze Rest, um Verzeichnisse zu prüfen und zu erzeugen und Dateien zu verschieben, gehört dann ja zum 'ganz normalen Programmier-Handwerk'.
Ich rate Dir, mit pdftotext erstmal manuell rumzuspielen, damit Du verstehst, was bei welchen Parametern passiert und um rauszufinden, wie Du das Tool aufrufen musst, um danach eine Textdatei zu haben, aus der Du eindeutig eine Kundennummer auslesen kannst.
Viele Grüße,
Zwenn
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Infobox / Tutorial

PDF durchsuchen, abgleichen und verschieben

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Download der Tools:

    • Lade die Xpdf Tools von dieser Webseite herunter. Achte darauf, die Version für dein Betriebssystem (32 Bit oder 64 Bit) auszuwählen.
    • Entpacke das ZIP-Archiv und suche das Programm pdftotext.exe.

  2. PDF Datei durchsuchen:

    • Öffne die Eingabeaufforderung (CMD) und navigiere zu dem Verzeichnis, in dem sich pdftotext.exe befindet.
    • Verwende den Befehl: 
      pdftotext.exe "Pfad\zur\deiner\PDF-Datei.pdf" "Pfad\zur\deiner\Text-Datei.txt"
    • Dies wird die PDF-Datei in eine Textdatei umwandeln, die du mit Excel weiter verarbeiten kannst.

  3. Kundennummern identifizieren:

    • Öffne die generierte Textdatei in Excel. Suche nach den Kundennummern, indem du die Suchfunktion (Strg + F) verwendest.

  4. Verzeichnisse erstellen und Dateien verschieben:

    • Verwende VBA in Excel, um das Verzeichnis zu prüfen und zu erstellen, falls es nicht vorhanden ist. Hier ist ein einfaches Beispiel:

      Sub CreateFolderAndMoveFile()
Dim folderPath As String
folderPath = "C:\temp\Kunden\" & Range("A1").Value ' Beispiel für Kundennummer in A1

If Dir(folderPath, vbDirectory) = "" Then
   MkDir folderPath
End If

FileCopy "C:\temp\deinePDF.pdf", folderPath & "deinePDF.pdf"
End Sub

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: Zugriff verweigert
    Lösung: Stelle sicher, dass du über die notwendigen Berechtigungen für das Zielverzeichnis verfügst.

  • Fehler: PDF wird nicht gefunden
    Lösung: Überprüfe den Pfad zur PDF-Datei und stelle sicher, dass die Datei vorhanden ist.

  • Fehler: Kundennummer nicht gefunden
    Lösung: Vergewissere dich, dass die Kundennummer im Textformat korrekt aus der PDF extrahiert wurde.

Alternative Methoden

  • PDF in Word umwandeln ohne Verschiebung: Du kannst auch Tools wie Adobe Acrobat verwenden, um PDFs in Word-Dokumente zu konvertieren. Diese Methode ermöglicht eine einfachere Bearbeitung, jedoch kann das Layout abweichen.

  • Total Commander PDF durchsuchen: Wenn du bereits den Total Commander verwendest, kannst du die integrierte Suchfunktion nutzen, um in PDF-Dateien zu suchen. Dies geht schneller, wenn du nur nach Text suchst, aber erfordert manuelle Handhabung.

Praktische Beispiele

  • Beispiel 1: Wenn du eine PDF-Datei hast, die mehrere Rechnungen enthält, und du nur nach einer spezifischen Kundennummer suchst, kannst du pdftotext.exe nutzen, um eine Textdatei zu erstellen. Anschließend suchst du in Excel nach der Kundennummer.

  • Beispiel 2: Du kannst ein VBA-Makro erstellen, das alle PDF-Dateien im Verzeichnis C:\temp durchsucht und die gefundenen Kundennummern automatisch in ein neues Excel-Arbeitsblatt überträgt.

Tipps für Profis

  • Verwende den pdf durchsuchen shortcut in deinem bevorzugten PDF-Viewer, um schnell zu den relevanten Stellen zu gelangen.
  • Experimentiere mit den Parametern von pdftotext.exe, um die Ausgabe zu optimieren. Manchmal kann es hilfreich sein, nur bestimmte Seiten oder Bereiche der PDF zu extrahieren.
  • Halte deine Tools auf dem neuesten Stand, indem du regelmäßig nach Updates für pdftotext.exe suchst.

FAQ: Häufige Fragen

1. Kann ich PDF-Dateien direkt in Excel importieren?
Leider gibt es keine einfache Möglichkeit, PDF-Daten direkt in Excel zu importieren. Der beste Weg ist die Umwandlung der PDF in eine Textdatei.

2. Wo kann ich pdftotext.exe herunterladen?
Du kannst es von xpdfreader.com herunterladen. Achte darauf, die richtige Version für dein Betriebssystem auszuwählen.

3. Welche Excel-Version benötige ich für die VBA-Programmierung?
Die meisten modernen Excel-Versionen (ab Excel 2007) unterstützen VBA. Stelle sicher, dass du die Entwicklertools aktiviert hast, um Makros erstellen zu können.

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