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Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe

Forumthread: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe

Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 17:15:38
Waldemar II
Hallo Forumsmitglieder
Ich habe folgendes festgestellt: mehrere identische Excel-Dateien (Dienstzeitennachweise), welche sich lediglich in ihren Eintragungen (Dienstzeiten über den fast identischen Zeitraum hinweg) nur marginal unterscheiden, aber ansonsten in allen relevanten Inhalten, wie Formeln, Aufbau, Tabellenblätteranzahl sowie bedingten als auch unbedingten Formatierungen völlig identisch sind, weisen in ihrer Dateigröße auffallende Unterschiede dahingehend auf, dass einige dieser Dateien ungefähr doppelt so groß sind wie die anderen (ca. 2MB gegenüber ca. 4MB). Besonders auffallend ist, dass z.B. die Datei mit nur sehr wenigen Einträgen mehr als doppelt so groß ist wie die Datei mit den meisten Einträgen (der Unterschied in der Menge der Einträge ist enorm, so dass der Größenunterschied eigentlich genau anders rum sein müsste). Woran kann das liegen? Es stört zwar nicht die Funktionalität der Dateien (alle laden und rechnen gleich schnell), aber es verwundert etwas und deutet darauf hin, dass irgend etwas nicht so ist, wie es sein sollte. Die Dateien enthalten keinerlei VBA-Formeln, sind aber z.T. recht kompliziert aufgebaut, da sie einem bestimmten Berufsfeld dienen mit einer etwas komlizierten Urlaubsberechnung, wo einige Sondererfordernisse in der Abrechnung der Dienstzeiten erfüllt werden müssen. Falls jemand eine Idee hat, woran das liegen kann, würde ich mich freuen, wenn er mir auf die Sprünge helfen könnte. Evtl. lässt sich ja der Unterschied in der Größe der Dateien revidieren. Wenn jedoch nicht, dann ist das eigentlich auch nicht so schlimm, da sich die Daten der großen Dateien in Klone der kleinen recht schnell und unkompliziert übertragen lassen und somit das Problem wieder aus der Welt wäre. Jedoch könnte ich evtl. etwas daraus lernen, wenn jemand weiß, warum der Unterschied aufgetreten ist und wie es sich beheben bzw. für die Zukunft solches vorbeugen lässt.
Vielen Dank im voraus für die vllt. erfolgenden Erklärungen/Lösungsmöglichkeiten. 🙂
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Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

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AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 17:22:01
Onur
Wahrscheinlich hast du irgendwo in den "leeren" Zellen noch irgend eine Formatierung drin.
Gehe mal bei beiden Dateien auf "Überprüfen/Leistung überprüfen" und vergleiche danach nochmal.

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AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 20:40:37
Waldemar II
Hallo Onur, leider habe ich diese Funktion in Excel 2021 nicht (ist das evtl. eine Funktion in 365?). Ich bin mir jedoch sicher, dass die leeren Zellen keine versteckten Formatierungen aufweisen, da ich die Dateien selber erstellt habe und die einzelnen Blätter jeder Datei einander im Grunde genommen lediglich Kopien darstellen, bei welchen ich peinlichst darauf achtete, nicht rumzuschludern. Meine Antwort auf Schauan ergänzt meine Antwort an dich.
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AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 20:56:00
Onur
Du hast doch Excel2022 angegeben.
Poste sie mal, dann kann ich sie bereinigen lassen.
AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
28.01.2025 17:32:27
Yal
Hallo zusammen,

eine Excel-Datei ist nichts andere als eine komprimierte XML-Datei. Das kann man sehen, in dem die Endung ".xlsx" in ".zip" geändert wird. XML-Datei sind Textdateien.

Dahinter liegt eine Kompressionswörterbuch: Begriffe, die im unkomprimierten öfter vorkommen, werden in einem kürzeren komprimierten Version gebracht, als einen gleich langen Begriff, der aber nur einmal vorkommt (sehr grob vereinfacht).
Beim erneuten Speichern wird dieses Wörterbuch nicht erneut generiert, egal wie die Häufigkeit der Begriff sich dazwischen geändert hat (denkt nicht an den Begriff, die ihr kennt oder sieht, sondern hauptsächlich was Excel im Hintergrund braucht, um eine komplette Exceldatei zu haben). Es führt zu eine nicht optimale Komprimierung.

Durch "Speichern unter" wird wohl das Wörterbuch komplett neuberechnet.

Daher gehe ich nicht davon, dass Microsoft eine schlechte Speicherverwaltung hat, sondern die Speicherdauer reduziert, indem diese Restrukturierungsphase nicht jedesmal stattfindet, u.a. wenn die Option "automatisches Speichern" an ist, weil da beinahe jeden Tastendruck mitgespeichert wird.

VG
Yal
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AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
28.01.2025 20:05:01
Waldemar II
Hallo Yal, das ergibt Sinn und erklärt die unterschiedlichen Dateigrößen. Vielen Dank für deinen Hinweis 👍‍! (Wieder was dazu gelernt. 🙂)
AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 21:53:37
Waldemar II
Ooh, da habe ich mich in der Excel-Variante vertan ... Sorry (es ist nur die 2021-Version) ...
AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 22:00:29
Waldemar II
Problem ist gelöst; siehe meine Antwort an Volti ... 🙂
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AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 18:33:24
Volti
Hallo,
Excel scheint kein optimales Speichermanagement zu haben.
Ich habe schon öfter, zumindest früher, festgestellt, dass plötzlich aufgedunsende Dateien durch "Speichern unter", nicht nur Speichern, wieder kleiner werden.
Probiere es mal aus.
Gruß Karl-Heinz
AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 20:47:27
Waldemar II
Hallo Volti, du hast ins Schwarze getroffen! Tatsächlich hat ein probehalber erneutes Speichern der großen Dateien unter einem anderen Pfad zur Reduzierung der Größe selbiger um die Hälfte geführt. Also handelt es sich eindeutig um mangelhaftes Speichermanagment von Excel 2021. Interessant, nun ja, Problem gelöst - vielen Dank Volti! 🙂👍‍👏‍
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AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 21:10:43
Volti
Gerne.
Man muss noch nicht einmal Datei oder Pfad ändern.
Wahrscheinlich räumt Excel beim Speichern unter den angesammelten Schrott auf.
Gruß KH
AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 21:57:41
Waldemar II
Ich habe die Datei einfach nur an einem anderen Ort unter gleichem Namen abgespeichert und dann an den Ursprungsort zurückverschoben und die Anfrage "Datei in Zielort überschreiben?" bestätigt, so dass die Datei jetzt in der Cloud auch wieder halb so groß ist wie vorher. Eindeutig ein Speichermanagmentproblem von Excel.
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AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 18:36:10
schauan
Hallöchen,

es kann auch sein, dass Du zwar der Meinung bist, alles wäre gleich, aber z.B. die bedingten Formatierungen durch Lösch- oder Einfügeaktionen der User stark fragmentiert sind.
Zuweilen werden Dateien über die Jahre gezogen, indem man die Daten des Vorjahres löscht und dann weiter macht. Sollte man auch nicht tun - besser wäre eine unbelastete Vorlage, in der man dann neu beginnt. Vielleicht wurde das bei den Dateien unterschiedlich gehandhabt.
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AW: Gleiche Dateien - unterschiedliche Größe
27.01.2025 20:28:43
Waldemar II
Hallo Schauan,
nein, die Dateien habe ich selber erstellt, sie werden auch von mir verwaltet (Admin) und grundsätzlich nicht überschrieben (Datenerhaltspflicht) - jeder Monat hat sein eigenes Blatt, welches nur 1x beschrieben wird (jede Datei reicht bis 2030; ab 2021, umfasst also einen Zeitraum von 9 Jahren). Die Mitarbeiter haben über die Cloud Zugriff und tragen online mittels Link ihre Zeiten/Urlaube etc. ein, wobei nur die Zeitenzellen entsperrt sind, der Rest nicht (die können also nichts fragmentieren). Wenn sie mal eine der entsperrten Zellen versehentlich verschieben, meldet die Datei dies sofort rück, so dass ich kurzerhand repariere (kommt aber nur selten und zwar bei den Ungeübten/Unerfahrenen vor). Aber zwischenzeitlich kam mir die Idee, dass es (die Größenunterschiede) evtl. daran liegen könnte, dass die Dateien nicht nur auf meinem Admin-PC liegen, sondern auch in der Cloud. 🤷
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