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SVerweis auf andere Mappe u. verschiedene Tabellenblätter?

Forumthread: SVerweis auf andere Mappe u. verschiedene Tabellenblätter?

SVerweis auf andere Mappe u. verschiedene Tabellenblätter?
07.02.2025 11:43:38
Andreas
Hi zusammen,

bin am basteln und brauche bitte eure Hilfe.
Hier meine beiden Beispieldateien, die ich gerne miteinander verbinden möchte:

https://www.herber.de/bbs/user/175544.xlsx
https://www.herber.de/bbs/user/175545.xlsx

Hab also 2 Dateien. Die erste ist die Erfassungsexcel. In der werden automatisch Dokumente für Kunden erstellt.
Meine Kundennummern haben immer folgendes Format:

Kundennummer/Versandadresse
Hier mal Beispiele:
7/2
142/1
11/14
120/30

Die Erfassungsexcel beinhaltet eine ganze Reihe von Dokumenten. Allerdings benötigt nicht jeder Kunde jedes Dokument. Daher habe ich einen VBA Code "Dank euch hier :)", der die Dokumente, welche nicht benötigt werden automatisch ausblendet.
Um das zu steuern, habe ich in meiner Erfassungsexcel im Tabellenblatt "A 4" eine kleine Tabelle.
-In Spalte AN stehen die Dokumente die es gibt.
-In Spalte AP steht ob das Dokument gebraucht wird. > Ja oder Nein
Wird ja gewählt, wird das zugehörige Dokument eingeblendet, das funktioniert auch super.

Nun möchte ich in einer weiteren Excel Verteilerlisten für meine Kunden anlegen, damit ich nicht immer manuell angeben muss was gebraucht wird und was nicht.
In der Verteilerliste will ich also festlegen, welcher Kunde was braucht.
Mein Gedanke war ein Tabellenblatt pro Kundenversandadresse und alle in der selben Datei.

Jetzt kommt das Problem. Wie lege ich den SVERWEIS in der Erfassungsexcel an, dass die Werte auch aus dem richtigen Tabellenblatt gezogen werden?
In A 4 Zelle V2 steht also der Kunde um den es gerade geht. Z.B. 7/2 in meiner Verteilerliste Excel gibt es dann ein Tabellenblatt dass heißt 7_2. Den "/" darf man ja für Tabellenblattnamen nicht verwenden.

Sorry für den großen Text und Danke vorab für euren Support :)

Gruß Andreas
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11
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: SVerweis auf andere Mappe u. verschiedene Tabellenblätter?
07.02.2025 12:03:13
Yal
Hallo Andreas,

wenn Du diese "Erfassungsexcel" an deinen Kunden versendet und darin eine Formel vorliegt, die auf deiner bei dir lokal gespeicherte Datei verweist, wird diese Formel bei der erste Aktualisierung durch den Kunden ins Nirvana zeigen, weil keine Verbindung zu deiner Datei besteht. Du musst diese Information "hart" übertragen. Das geht per Hand (copy-paste) oder über eine Makro. Ein SVerweis, der anschliessend in jede Datei mit Kopieren-Als Wert einfügen festgehalten wird, ist auch denkbar. Aber das Formel-in-Wert-Umwandeln wird aufgrund der Menge an behandelten Dateien eher mit einer Makro zu machen. Also lieber gleich das ganz per Makro (ohne SVerweis).

"Mein Gedanke war ein Tabellenblatt pro Kundenversandadresse und alle in der selben Datei."
Ich kann dein Gedanken nachvollziehen und ich lade dich ein, es zu probieren. Man macht es nur einmal. Dann weiss man, was nicht gut ist.
Um dir den Aufwand zu sparen: legt solche Information in einer Liste, wo jede Spalte eine einzige Inhalt beinhaltet: Name, Vorname, Firmenname, Strasse, Nr, Adresszusatz, PLZ, usw. In einer Zeile sind alle Information über ein Kunde vorhanden. Nur so bekommst einen SVerweis (erste Stufe des Probierens) bzw das Makro (Stufe 2) handelbar.

Wenn schon Makro im Spiel, dann lieber die "Dokumente" (Du sagst Dokument, meinst aber wohl Arbeitsblatt), die von einem Kunde nicht benötigt werden, löschen anstatt ausblenden.

VG
Yal
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AW: SVerweis auf andere Mappe u. verschiedene Tabellenblätter?
07.02.2025 12:37:23
Andreas
Hi Yal,

vielen Dank für deine schnelle und ausführliche Rückmeldung.
Es ist so, dass der Kunde die Erfassungsexcel gar nicht bekommt.
Die Dokumente die erstellt werden drucke ich aus und verschick sie dann.
Daher bleiben beide Mappen bei mir und am selben Ort abgelegt.
Aus dem Grund dachte ich auch ist es für mich einfacher und übersichtlicher, wenn für jeden Kunden eine extra Tabelle hinterlegt ist was er bekommt.

Denkst du das geht? Ich weis garnicht wie ich sonst alle Verteilerlisten in ein Tabellenblatt packen soll so das es trotzdem übersichtlich bleibt.

Gruß Andreas
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AW: SVerweis auf andere Mappe u. verschiedene Tabellenblätter?
07.02.2025 15:48:13
Yal
Hallo Andreas,

dann geht es mit SVerweis. Aber lege alle deine Kunden in einer Tabelle, nicht in verschiedenen.
Achte drauf, dass der Feld, womit Du den Kunden identifizierst (wahrscheinlich KundenNr) an der erste Stelle/Spalte diese Kundenliste. SVerweis sucht immer in einem block die erste Spalte durch und liefere die n-te Spalte des Treffers.

VG
Yal
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AW: SVerweis auf andere Mappe u. verschiedene Tabellenblätter?
07.02.2025 16:11:43
Andreas
Hi Yal,

Danke für deine Rückmeldung.
Ich denke du hast da absolut recht. Ich werde wohl oder übel alles in ein Tabellenblatt packen müssen.

Guck mal ein bisschen weiter bin ich mit meiner ursprünglichen Idee gekommen:
https://www.herber.de/bbs/user/175551.xlsx
https://www.herber.de/bbs/user/175552.xlsx

Es funktioniert eigentlich, dass Problem ist nur dass die Verteilerliste offen sein muss, sonst werden die Werte nicht gelesen :(
Das liegt wohl an diesem blöden INDIREKT so wie ich das verstanden hab...

Mein Problem ist nur wie ich das vernünftig in eine Tabelle bekomme.
In den Zeilen habe ich ja schon die einzelnen Dokumente, in den Spalten die Empfänger wer alles welches Dokument bekommt.
Eigentlich müsste ich eine 3D Excel-Tabelle haben, dass ich noch auf der dritten Achse die Kunden verteilen kann :D

Aber alles geht wohl einfach nicht wie man sich das vorstellt.

Dir sage ich auf jeden Fall vielen Dank für deine Hilfe - wie schon so oft in der Vergangenheit :) und wünsche ein schönes Wochenende.

Gruß Andreas



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AW: SVerweis auf andere Mappe u. verschiedene Tabellenblätter?
07.02.2025 17:13:29
Yal
Hallo Andreas,

durch die Forum-spezifische Benennung der Datei sind viel Formel nicht mehr gültig.

Wichtig ist die Datei 175552. Pro Blatt musst Du die Daten entpivotieren und zusammenbringen. Gehe am besten wie folgt:
- füge 4 Spalten vor der Spalte A
- Kopiere G1:G2 ("Kombination") in A3:A4
- Kopiere E1:F2 ("Kd-Nr", "Adr-Nr") in B3:C4
- Markiere die Zelle D4, gebe "Originale" ein
- Markieren die Zelle D25, gebe "Kopie" ein
- Ändere den Überschrift in "Dok-Art"
(für das nächste Blatt kann die Spalte D kopiert werden, da nicht Kunden-spezifisch)
- markiere die Zelle A3
- Menü "Einfügen", "Tabelle" (oder Strg+t). Der Bereich "A3:S45" wird erkannt. Wenn die Zeile2 nicht leer ist, verursacht sie eine Störung. Du kannst vor der Zeile 3 eine Zeil einfügen, so wird die Tabelle richtig erkannt.
- in dem aufpoppende Menü "Tabellenentwurf", ändere den Name "Tabelle1" in "kdTabelle1" (auf Klein-/Grosschreiben achten)
- mache dasselbe für alle Kundenblätter, benenne in "kdTabelle2", 3, 4, ... (vielleicht zum Test zuerst nur 3 Blätter)

- gehe auf eine diese Tabelle
- Menü "Daten", "aus Tabelle/Bereich"
- Du bist im Power Query Editor
- rechts in der Liste der angewendete Schritte, lösche die zweite Schritte "geänderter Typ"
- auf die erste Schritt, ändere den Befehl im Bearbeitungsleiste, sodass nur noch übrig:
= Excel.CurrentWorkbook()
- filtere die Spalte Name nach Texte die mit "kdTabelle" anfangen (am Ende wird eine zusätzliche Tabelle erzeugt, diese soll nicht einbezogen werden. Sie soll dann nicht mit "kdTab.." anfangen)
- auf dem Doppel-Pfeil-Symbol im Spalte "Content" klicken, Präfix (unten) abwählen, ok.
- Die 4 ersten Spalten "Kombi", "Kd-Nr", "Adr-Nr", "Dok-Art" markieren,
- Menü "Transformieren", "Ausfüllen", "Nach unten"
- Menü "Spalte hinzufügen", "benutzerdefinierte Spalte", Name "Schlüssel", Formel:
= [Kombination] & "-" & [Dok-Art] & "-" & [Dokument]
- Rechtsklick auf diese neue Spalte, "Verschieben", "an den Anfang"
- Name der Abfrage rechts über die Angewendete Schritte in "Ergebnis" ändern (sonst hat man eine zusätzliche "kdTabelle..." die nicht zu dem Muster passt)

- Menü "Datei", "Schliessen & laden"

Jetzt hast Du eine Liste, worauf Du stabile Stabile Sverweis aufbauen kann. Die gesuchte Wert müssen nur zu den Schlüsselspalte passen
22/11-Original-Dokument1
22/11-Original-Dokument2
usw.
Kunden-Nr kann als Formel auf V2 basieren. Aber nicht mit Indirekt. Sverweis aktualisiert sich auch bei geschlossenen Kundenliste.

Ändert sich eine Wert in der Kundentabelle, einfach auf die Ausgabe-Tabelle von "Ergebnis", rechtsklicken und "aktualisieren" wählen. Immer vor dem Speichern aktualisieren.

Wenn Du noch mehr über die Power von Power Query entdecken möchtest, folgende gute Tutorial: https://excelhero.de/power-query/power-query-ganz-einfach-erklaert/

VG
Yal
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AW: SVerweis auf andere Mappe u. verschiedene Tabellenblätter?
12.02.2025 15:00:46
Andreas
Hi Yal,

irgendwas hatte ich zwischendurch mal falsch gemacht, bei dem ersten Versuch haben sich die Werte beim aktualisieren in der PowerQuery immer verdoppelt.
Bei Versuch 2 hats dann wunderbar geklappt - und was soll ich sagen, die Lösung ist Top!
Jetzt kann ich schön übersichtlich ein Tabellenblatt pro Kunde anlegen und hab trotzdem alles in einer Tabelle für meine SVerweise.

Ich Danke dir für die Mühe und deine wirklich ausführliche Schritt für Schritt Anleitung. Hat mir sehr geholfen :)

Wünsche dir eine gute Restwoche

Gruß Andreas



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gerne
12.02.2025 15:02:27
Yal
.
Verdoppelung
12.02.2025 15:06:20
Yal
Hallo Andreas,

Du hast wahrscheinlich übersehen, dass das Ergebnis auch eine Tabelle ist und diese nicht als Quelle wahrgenommen werden soll.
Dann hattest Du bei jede Aktualisierung eine Doppelung:
Ergebnis + Quelle => neue Ergebnis

VG
Yal
AW: Verdoppelung
12.02.2025 15:25:52
Andreas
Jaaa das kann gut sein. Ich wusste beim ersten mal nicht genau was ich Ergebnis nennen soll.
Hab dann die Spalte Ergebnis genannt > Die ja eigentlich mein Schlüssel sein soll und den Schritt wo ich die Spalte erstellt hab auch - und keine Ahnung =D
Ich dachte dann am besten nochmal von vorne und dann hats geklappt =)
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AW: Verdoppelung
12.02.2025 16:08:06
Yal
"
- Name der Abfrage rechts über die Angewendete Schritte in "Ergebnis" ändern (sonst hat man eine zusätzliche "kdTabelle..." die nicht zu dem Muster passt)
"

VG
Yal
AW: Verdoppelung
12.02.2025 16:16:13
Andreas
Jap, das ging beim ersten mal wohl schief... Aaaaber jetzt läufts =D
Danke dir nochmal ;)

Gruß Andreas
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