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Anstehende Termine auslesen

Forumthread: Anstehende Termine auslesen

Anstehende Termine auslesen
28.05.2025 15:56:10
Nyaasu
Hallo zusammen,

das ist mein erster Beitrag, also bitte seid gnädig mit mir :)

Ich habe die Aufgabe bekommen, eine Excel für betriebsärztliche Termine zu erstellen. Dabei soll für jeden Mitarbeitenden (MA) angezeigt werden, ob die entsprechende Untersuchung für seine Abteilung Pflicht ist (es stehen knapp 10 Untersuchungen zur Auswahl) und wenn ja, wann die nächste stattfinden soll (letzter Termin + X Jahre). Das habe ich alles gut hinbekommen.

Nun möchte die Ärztin aber gerne eine Liste haben, die ihr anzeigt, welche MA sie als nächstes einladen soll (sprich die, bei denen der "nächste Termin" = HEUTE ist).
Bei einem kleinen Betrieb würde es wahrscheinlich reichen, diese mit einer bedingten Formatierung hervorzuheben, aber bei 2000 MA wäre das sehr viel Scrollerei. Und nach Datum sortieren geht auch nicht, da es ja verschiedene Untersuchungen sind, und nicht alle gleichzeitig stattfinden (MA1 muss zB 2025 zur Augenuntersuchung, aber erst 2027 zur Fahrsteuerüberprüfung; würde man die Tabelle nach der Fahrsteuerprüfung sortieren, würde der viel früher anstehende Termin der Augenuntersuchung untergehen).

Ich suche also eine Möglichkeit, dass mir (in einem separaten Blatt) angezeigt wird, welcher MA eingeladen werden muss und wenn ja, zu welcher/n Untersuchung/en.
Alternativ, falls dies leichter ist, eine Möglichkeit, die alle MA-Zeilen ausblendet, bei denen keiner der anstehenden Termine =HEUTE ist.

Hoffe, ich habe das halbwegs verständlich ausgedrückt.
Vielen Dank vorab für eure Hilfe :)
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10
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Anstehende Termine auslesen
28.05.2025 15:57:44
SF
Hola,
viel Text, wenig Beispieldatei :)
Ohne eine Beispieldatei kann man nur raten und nicht gezielt antworten.
Gruß,
steve1da
AW: Anstehende Termine auslesen
28.05.2025 16:07:57
velo
Hallo,

wie von Steve angesprochen, kann man ohne Beispieldatei nur raten.

Aber vielleicht ist ja dieser einfache Ansatz schon die Lösung des Problems:
Füge in deiner Tabelle eine Hilfsspalte ein mit der Formel "=ODER([Datum 1]>=HEUTE();[Datum 2]>=HEUTE();[Datum n]>=HEUTE())" ("[Datum XXX]" natürlich noch mit den richtigen Zellen ersetzen).
Dann nach WAHR filtern. Et voila es werden alle Mitarbeiter angezeigt bei denen mindestens ein Termin noch ausstehend ist.

Alternativ, wenn du in deiner Datenbasis nicht "rumpfuschen" willst kannst du das ja auch per PowerQuery lösen - auch wieder mit der o.g. Abfrage und dann noch nach Datum sortieren.
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AW: bei der vorhandenen Datenstruktur sowie XL-Version ...
28.05.2025 21:34:11
neopa C
Hallo Nyaasu,

... und meiner Interpretation Deiner Zielstellung, würde ich mit einer Hilfsspalte arbeiten.
In (z.B.) AT3 schreibe folgende Formel: =WENNFEHLER(AGGREGAT(15;6;I3:AS3/(I$2:AS$2="nächster")/(I3:AS3>0);1)=HEUTE();"") und kopiere diese nach unten.
Diese Hilfsspalte filtere dann mit dem Autofilter nach WAHR und es werden alle Namen gelistet, die "einzuladen" sind.

Als Alternative hierzu käme auch eine Power Query (PQ) Funktionalität von Excel in Betracht.

Gruß Werner
.. , - ...
aus C the unseen
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AW: Anstehende Termine auslesen
28.05.2025 17:07:35
Yal
Hallo Nya,

Du hast wohl eine Spalte "nächste Termin". In dieser Spalte ein Datum+Uhrzeit stehen.
Mache eine Spalte auf, wo den Delta
=Jetzt() -[Nächste Termin]

Dann setze eine Filter um die negative Einträge auszublenden und sortiere diese Spalte aufsteigend.

VG
Yal
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AW: Anstehende Termine auslesen
30.05.2025 11:41:52
Nyaasu
Ich habe mehrere Spalten mit unterschiedlichen nächsten Terminen pro Person, daher funktioniert es so leider nicht. :/
AW: Anstehende Termine auslesen
29.05.2025 19:49:39
Marc
wäre es nicht besser (auch wegen Datenschutz) das mit einer Datenbank zu machen..

dann wäre eine abfrage und ausgabe/auswertung deutlich einfacher
AW: Anstehende Termine auslesen
30.05.2025 11:43:06
Nyaasu
Bestimmt, aber davon hab ich leider null Ahnung ^^;
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AW: Anstehende Termine auslesen
30.05.2025 13:50:03
Yal
Hallo Nya,

das grösste Vorteil von Erfahrung mit Datenbank ist, dass man daraus lernt, in Excel saubere Datenstruktur zu verwenden.
Man tendiert mit Excel die Daten "praktisch für das Auge" anzulegen. Aber eine effiziente Verarbeitung verlangt eine Aufstellung "praktisch für Auswertung". Datenbank lassen nur das letzteres zu.

Es wäre meilenweit einfacher, wenn Du pro Abteilung ("G 46 MS") eine Wiederholung der Daten in Spalten A-D hättest, dann eine Spalte für die Abteilung, dann 4 Spalten für die Information (Spalte ohne Name, erster, letzter, nächster).
Dann hättest Du, egal was noch dazu kommt, eine Struktur, deren Anzahl an Spalte sich nicht ändert. Darauf lässt sich sehr leicht jegliche Formel aufbauen.

Lege dann die gesamte Liste in einer Tabelle (Menü "Einfügen", "Tabelle") und verwende den Filter, anstatt nach recht zu den richtigen Information zu scrollen.

Es wirkt am Anfang anstrengender, aber es liegt nur am umgewöhnen. Nach ein paar Tage mit dieser Lösung, findet man die bisherige Spalten-Orgie doof. Probiere mal.

VG
Yal

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AW: Anstehende Termine auslesen
31.05.2025 17:45:24
Marc
Dem kann ich nur beipflichten.

Zudem bieten Datenbanken noch eine schnellere Ausgabe an , und man kann Abfragen jederzeit ändern und ausgeben, ohne die Struktur der Daten zu ändern.

Daher lohnt es sich in meinen Augen, abseits vom Datenschutz, sich mit Datenbanken (oder erstmal mit Access) zu beschäftigen. Es schärft den Blick deutlich für eine notwendige Datenstrukturierung , und mit der Zeit auch effektive Nutzung und Überdenken, welche Daten brauche ich wann..


bei youtube gibt es einige gute Tut für den Anfang wie spreche ich Datenbanken an, wie lese/schreibe/lösche ich etc..
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