Excel-Grafiken und Tabellen in Word als PDF speichern
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um ein Excel-Diagramm und eine Tabelle in ein Word-Dokument zu exportieren und anschließend als PDF zu speichern, kannst du das folgende VBA-Skript verwenden. Diese Anleitung geht davon aus, dass du Excel 2016 oder eine neuere Version verwendest.
- Öffne Excel und lade die Arbeitsmappe mit dem Diagramm und der Tabelle.
- Drücke
ALT + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
- Füge ein neues Modul hinzu: Rechtsklick auf "VBAProject (DeinWorkbookName)" > Einfügen > Modul.
- Kopiere den folgenden VBA-Code in das Modul:
Sub CPChart()
Dim wkb As Workbook
Dim wordApp As Object
Dim WordObj As Object
Dim WordDoc As Object
Set wkb = ActiveWorkbook
Sheets("export_file").Unprotect ("abcde")
Sheets("export_file").ChartObjects("EMA_Auswertung").Activate
ActiveChart.ChartArea.Select
ActiveChart.ChartArea.Copy
Set wordApp = CreateObject("word.application")
With wordApp
.Visible = True
.Documents.Add
.ActiveDocument.PageSetup.Orientation = 1
.Selection.Paste
'Größe des eingefügten Diagramm-Bildes anpassen
With .ActiveDocument.InlineShapes(1)
.LockAspectRatio = msoTrue
.Width = Application.CentimetersToPoints(26)
End With
.Selection.TypeParagraph
.Selection.InsertBreak Type:=3
.Selection.PageSetup.Orientation = 0
wkb.Worksheets("export_file").Range(Worksheets("export_file").Cells(1, 30), _
Worksheets("export_file").Cells(Worksheets("export_file").Range("AB2").Value + 2, Worksheets("export_file").Range("AA3").Value + 32)).Copy
.Selection.PasteSpecial Link:=True
Application.CutCopyMode = False
'PDF speichern
.ActiveDocument.ExportAsFixedFormat Outputfilename:="DeinDateiname.pdf", _
ExportFormat:=wdExportFormatPDF, OpenAfterExport:=True, _
OptimizeFor:=wdExportOptimizeForPrint, Range:=wdExportAllDocument, _
Item:=wdExportDocumentContent, IncludeDocProps:=True, _
KeepIRM:=True, CreateBookmarks:=wdExportCreateNoBookmarks, _
DocStructureTags:=True, BitmapMissingFonts:=True, _
UseISO19005_1:=False
End With
Sheets("export_file").Protect ("abcde")
End Sub
- Ändere "DeinDateiname.pdf" in den gewünschten Dateinamen.
- Schließe den VBA-Editor und führe das Makro aus (
ALT + F8 und wähle CPChart).
Häufige Fehler und Lösungen
-
Fehler: "Das Diagramm kann nicht kopiert werden."
- Stelle sicher, dass das Diagramm auf dem aktiven Blatt sichtbar ist und dass es korrekt benannt ist.
-
Fehler: "Word konnte nicht gestartet werden."
- Überprüfe, ob Microsoft Word korrekt installiert und lizenziert ist.
-
Fehler: PDF wird nicht geöffnet.
- Stelle sicher, dass die Option
OpenAfterExport auf True gesetzt ist.
Alternative Methoden
Wenn du keine VBA-Programmierung verwenden möchtest, kannst du auch manuell vorgehen:
- Kopiere das Excel-Diagramm und die Tabelle.
- Öffne Word und füge die Inhalte ein.
- Gehe zu "Datei" > "Speichern unter" und wähle PDF als Dateiformat.
Eine weitere Möglichkeit ist die Verwendung von Add-Ins, die das Exportieren von Excel-Daten in PDF-Dateien automatisieren können.
Praktische Beispiele
Hier sind einige Anwendungsbeispiele:
-
Excel-Diagramm als PDF speichern:
Du kannst das Diagramm direkt aus Excel exportieren, indem du die Option "Exportieren" oder "Speichern unter" wählst und PDF als Format auswählst.
-
Word-Dokument als PDF speichern:
Wenn du ein Word-Dokument hast, das Excel-Daten enthält, kannst du einfach zu "Datei" > "Exportieren" > "PDF/XPS-Dokument erstellen" gehen.
Tipps für Profis
- Optimiere dein PDF für den Druck, indem du
OptimizeFor:=wdExportOptimizeForPrint im VBA-Code verwendest.
- Verwende Bookmark-Funktionen, um deine PDF-Dateien besser zu strukturieren.
- Teste dein Makro in einer sicheren Umgebung, bevor du es in produktiven Arbeitsmappen ausführst.
FAQ: Häufige Fragen
1. Wie speichere ich eine Excel-Tabelle als PDF?
Du kannst dies direkt in Excel tun, indem du "Datei" > "Speichern unter" wählst und PDF als Format auswählst.
2. Kann ich mehrere Excel-Diagramme gleichzeitig in Word exportieren?
Ja, du kannst das VBA-Skript anpassen, um mehrere Diagramme in einer Schleife zu exportieren.