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Maßnahmentracking mit Excel

Forumthread: Maßnahmentracking mit Excel

Maßnahmentracking mit Excel
18.09.2017 14:39:45
Mario
Geehrte Excel-Gemeinde,
ich habe eine Risikomatrix mit potenziellen Ausfallkunden gegeben.
Die Punktzahl ergibt sich durch verschiedene Abfragen, jedoch habe ich ein Problem mit der Aktualisierung. Undzwar soll es eine Art Historie geben, denn mehrmals im Jahr wird durch getroffene Maßnahmen (kann alles mögliche sein, zB es wurde Ersatz gefunden oder etwas verbessert) die Scoringtabelle verändert. Es soll einsehbar sein welche Maßnahme wann getroffen wurde und was diese bewirkt hat (zB Kunde Muster erhält -10 Punkte, weil dieser mehr Mitarbeiter eingestellt hat).
Hat jemand von Euch schon Erfahrungen gemacht mit so einer Art Maßnahmentracking bei Excel?
Die erste Idee waren die Reiter nach Quartalen (angenommen man würde jedes Quartal Maßnahmen bestimmen) zu sortieren, was jedoch auf Dauer sehr unübersichtlich und mühselig sein wird.
Eine andere Idee ware in einem Reiter Kndnr, Kndname, Datum und Maßnahme zu notieren und jede Maßnahme aktualisiert im Reiter "Ranking" die Tabelle automatisch.
Ich bin über jede Hilfe dankbar und halte Euch auf dem Laufenden.
Mit freundlichen Grüßen aus dem Schwabenland
Mario
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6
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Maßnahmentracking mit Excel
18.09.2017 19:13:03
ChrisL
Hi Mario
Quartal würde darauf deuten, dass eine Stichtagsbetrachtung 4x im Jahr reichen würde. Also 4x den Stand in eine "zentrale Datenbank" kopieren. Etwas konkreter (Beispieldatei) und man könnte ein kleines Copy/Paste Makro schreiben.
Wäre der pragmatischere Ansatz wie vorsorglich mal jede Benutzerinteraktion aufzuzeichnen ;)
Ein Mittelweg wäre ein Userform als Eingabehilfe --> Datenbank --> Auswertungen
Dazu müsstest du dich einarbeiten. Beispiele für Userfrom (Eingabeformular) und Excel-Tabellen findest du haufenweise im Netz.
cu
Chris
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AW: Maßnahmentracking mit Excel
19.09.2017 09:33:53
Mario
Hallo ChrisL,
vorab vielen Dank für deine Nachricht!
Userbild
Userbild
Ich habe mal zwei Screens von einem Beispiel hochgeladen, ich hoffe es ist dadurch etwas verständlicher geworden.
/edit: Die Bilder sind leider etwas groß geworden, eventuell sieht man sie besser wenn man sie in einen neuen TAB zieht.
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AW: Maßnahmentracking mit Excel
19.09.2017 09:55:16
ChrisL
Hi Mario
Wie du die Bewertung genau vornimmst ist aus meiner Sicht sekundär. (n.b. ich kenne es mit Bewertung der Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung resp. Massnahmentracking und Wirkungskontrolle)
Interessanter wäre zu wissen was du "historisch" auswertest und in welcher Frequenz.
Ich kann dir die Tabelle (z.B. quartalsweise oder monatlich) automatisch in eine zentrale Tabelle kopieren und die Datensätze mit Datum ergänzen. Darauf kannst du später Auswertungen machen.
Wenn dies das ist was du willst, dann lade bitte die konkrete Excel-Datei (Bilder lassen sich nicht programmieren).
cu
Chris
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AW: Maßnahmentracking mit Excel
19.09.2017 14:51:33
Mario
Die Bewertung ist bei meinem Anliegen tatsächlich sekundär.
Unter der "Historie" stelle ich mir vor, dass jeder der die Mappe öffnet,
sehen kann wann welche Maßnahme getroffen wurde für welchen Lieferanten/Kunden/DL/etc
und was dessen Auswirkung war (zB -10p).
Das kann man ja, wie im zweiten Screenshot notiert, so weitergeführt werden und immer nach
dem Namen/Nummer gefiltert werden.
Sollte ein neuer Eintrag, also eine neue Maßnahme, hinzugefügt werden, dann soll die "Auswirkung" sich auch auf das Scoring im anderen Reiter "auswirken" (Bsp ABC Tours bekommt drei Punket abgezogen).
Dabei braucht es keine monatliche o.ä. Aktualisierung, sondern ein neuer Eintrag (=eine neue Maßnahme) soll sich automatisch auf die Punkte/Scoring übertragen. Ich versuche mal die Beispieldatei hochzuladen.
Vielen Dank für deine Mühen!
Ich lasse mich bei den Überlegungen auch gerne eines Besseren belehren. :-)
Liebe Grüße
M
https://www.herber.de/bbs/user/116364.xls
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AW: Maßnahmentracking mit Excel
19.09.2017 16:04:54
ChrisL
Hi
OK, dann verstehe ich jetzt, dass es nicht um ein Historisierungsthema geht, sondern um die Ermittlung der aktuellen Punktzahl (unter Berücksichtigung der Massnahmen).
Also brauchst du einen Anfangs-Punktstand (z.B. alle beginnen mit 10). Plus SUMMEWENN(Maßnahmen!B:B;Lieferantennummer;Maßnahmen!D:D).
Was bei deinen Massnahmen noch fehlt ist die Zuteilung der Kategorie (z.B. Bewertung Anzahl MA). Damit dieses Kriterium auch noch berücksichtigt werden kann, braucht es SUMMEWENNS (also mit mehreren Bedingungen).
Schliesslich müsstest du noch ein paar Spezialfälle mit WENN abfangen (ich schätze die Punkte dürfen nicht auf unter Null fallen).
cu
Chris
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AW: Maßnahmentracking mit Excel
19.09.2017 19:48:34
ChrisL
Hello again
Bei den Massnahmen fehlt natürlich noch das Datum. Ansonsten finde ich die Übersichtlichkeit und Struktur eigentlich OK (keinesfalls würde ich es mit mehreren Datentabellen lösen).
Bei der Auswertung resp. Scoring könnte man noch etwas fantasievoller werden. Einmal sind Ausfälle ins Verhältnis vom Auftragsvolumen zu setzen (Prozent statt Anzahl). Weiter wäre ein Einbezug des Datums (aus ZÄHLENWENN wird ZÄHLENWENNS weil mehrere Bedingungen) sicherlich sinnvoll. Ein Ausfall vor 10 Jahren ist sicherlich anders zu gewichten wie einer in der aktuellen Woche. Die Ausfallfrequenz wäre evtl. auch ein interessanter Score.
Da vermutlich keine statistischen Grundlagen vorhanden sind, basiert dein Scoring auf deiner eigenen Erfahrung. Entsprechend kannst auch nur du wissen, was du wie berechnet/gewichtet haben willst.
Interessant wird es, wenn du mal eine "grosse Zahl" an Daten gesammelt hast und deine Vermutungen im Scoring durch Fakten überprüfen kannst. Mein Bauchgefühl sagt mir z.B., dass ein Zulieferer der einmal ausfällt auch in Zukunft wieder ausfallen wird (These "wenn der Wurm mal drin ist"), dafür glaube ich hat die Anzahl MA und Fahrzeuge weniger Bedeutung (in ein paar Jahren kennst du dann die Antwort ;).
Ich hatte einfach mal angenommen dass du die Gefahr "Ausfall" untersuchen willst. Vielleicht hast du ja noch weitere Gefahren z.B. dass der Zulieferer mit den Brötchen abhaut...
cu
Chris
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Infobox / Tutorial

Maßnahmentracking mit Excel: So behältst du den Überblick

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Datenstruktur erstellen: Beginne mit einer Excel-Tabelle, in der du folgende Spalten anlegst: Kundennummer, Kundenname, Datum, Maßnahme und Punkteauswirkung.

  2. Maßnahmen eintragen: Trage jede Maßnahme in die Tabelle ein, sobald sie getroffen wird. Achte darauf, das Datum und die Punkteauswirkung korrekt zu dokumentieren.

  3. Scoring berechnen: Verwende die SUMMEWENN-Formel, um die Punkte aus den Maßnahmen für jeden Kunden zu summieren. Beispiel:

    =10 + SUMMEWENN(Maßnahmen!B:B; A2; Maßnahmen!D:D)

    Hierbei steht A2 für die Kundennummer in deiner Haupttabelle.

  4. Historie erstellen: Um eine Historie zu erstellen, kannst du eine zweite Tabelle verwenden, die alle Maßnahmen und deren Auswirkungen festhält. Füge ein Dropdown-Menü hinzu, um die Maßnahmen einfach auszuwählen.

  5. Automatische Aktualisierung: Stelle sicher, dass deine Scoring-Tabelle automatisch aktualisiert wird, wenn neue Maßnahmen eingetragen werden. Du kannst dies durch Verknüpfungen oder Formeln in Excel erreichen.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: Punkte werden nicht korrekt summiert.

    • Lösung: Überprüfe, ob die Maßnahmentabelle ordnungsgemäß verknüpft ist und die Formeln korrekt angewendet werden.

  • Fehler: Historie zeigt falsche Daten an.

    • Lösung: Stelle sicher, dass das Datum und die Maßnahme korrekt eingetragen sind. Überprüfe auch die Filtereinstellungen.

Alternative Methoden

  • Userform für Eingaben: Statt manuelle Eingaben in die Tabelle vorzunehmen, kannst du ein Userform erstellen, das die Eingabe erleichtert. Dies erfordert jedoch ein wenig VBA-Kenntnisse.

  • Pivot-Tabellen: Nutze Pivot-Tabellen für die Auswertung deiner Maßnahmen. So kannst du schnell die Auswirkungen aller Maßnahmen auf die Kundenpunkte analysieren.

Praktische Beispiele

  1. Beispiel mit Dummy-Daten: Erstelle eine Tabelle mit fiktiven Kunden und Maßnahmen. Halte die Auswirkungen fest, um zu sehen, wie sich die Punktzahlen verändern.

  2. Visualisierung: Nutze Diagramme, um die Entwicklungen im Maßnahmentracking visuell darzustellen. So erkennst du Trends und Muster schneller.

Tipps für Profis

  • Verwende bedingte Formatierung: Setze bedingte Formatierungen ein, um schnell zu erkennen, welche Kunden negative Punkte haben.

  • Datenvalidierung: Nutze Datenvalidierung, um sicherzustellen, dass nur gültige Eingaben in die Tabelle gelangen.

  • Regelmäßige Updates: Plane regelmäßige Überprüfungen deiner Maßnahmen und deren Auswirkungen ein, um stets aktuelle Daten zu haben.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie tracke ich die Benutzerinteraktion in Excel?
Du kannst die Benutzerinteraktion tracken, indem du ein Eingabeformular erstellst, das alle relevanten Daten erfasst und in eine zentrale Tabelle überträgt.

2. Welche Excel-Version benötige ich für das Maßnahmentracking?
Die beschriebenen Funktionen sind in den meisten aktuellen Excel-Versionen verfügbar, einschließlich Excel 2016 und neuer. VBA-Funktionen sind jedoch nur in der Desktop-Version von Excel verfügbar.

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