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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender

Forumthread: Schichtplan in Abhängigkeit mit Urlaubsplan

Schichtplan in Abhängigkeit mit Urlaubsplan
24.11.2018 17:44:05
Gina
Hallo Ihr Lieben,
langsam verzweifle ich und hoffe, dass Ihr - die Experten - mir helfen könnt. Langsam glaube ich, dass meine Wünsche sich nur mit VBA-Kenntnisse erfüllen lassen. Und VBA kann ich nicht. Auch wenn nicht alles mit Formeln gemacht werden kann, dann würde ich den ein oder anderen Schritt manuell machen (haha, bleibt mir wohl nichts anderes übrig ;-) ).
Ich habe einen Urlaubplan mit 18 Mitarbeitern. Im Urlaubsplan sind Abwesenheitskürzel wie "U, GL, F, etc.." eingetragen. Neben dem Urlaubplan ist ein Schichtplan für 15 Mitarbeiter. In diesem soll jeden Tag abwechselnd einer der 15 Mitarbeiter eine Tagesschicht (Kürzel "T") machen. Die gleichmäßige Verteilung soll an den Arbeitstagen Mo-Fr unter Berücksichtig der an- bzw. abwesenden Kollegen erfolgen. Sehr wichtig ist den Mitarbeitern, dass insbesondere die Anzahl der Freitagsschichten für jeden gleich sind - Abweichungen von +/- 1 Tag lassen sich ja nicht vermeiden.
Eine Beispieldatei füge ich bei.
https://www.herber.de/bbs/user/125631.xlsx
Vorab schon mal recht herzlichen Dank für alle Hilfestellungen und Vorschläge.
Lieben Gruß
Gina
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4
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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clever-excel-forum.de/thread-17896.html
25.11.2018 09:11:50
lupo1
... hatte eine ähnliche Problemstellung
AW: clever-excel-forum.de/thread-17896.html
25.11.2018 13:44:28
Gina
Hallo Lupo1,
Du hattest...? Hast Du für mich eine Lösung bzw. einen Lösungsansatz? Weiterhelfen würde mir schon eine Idee, damit ich nicht den Urlaubsplan immer manuell abgleichen muss und eine Zählung der Tagesschichten. Danke.
genau die Idee ist dort ähnlich gelöst
25.11.2018 20:16:34
lupo1
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AW: genau die Idee ist dort ähnlich gelöst
28.11.2018 19:29:42
Gina
DANKE für die Hilfe, dass kann ich auf meine Bedürfnisse zuschneiden.
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Infobox / Tutorial

Schichtplanung in Excel unter Berücksichtigung des Urlaubsplans


Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Vorbereitung der Daten: Stelle sicher, dass du einen Urlaubsplan mit den Abwesenheiten deiner Mitarbeiter hast. Die Abwesenheiten sollten als Kürzel wie "U", "GL", "F" etc. eingegeben werden.

  2. Erstellung des Schichtplans: Öffne eine neue Excel-Datei und erstelle eine Tabelle für deinen Schichtplan. Du kannst die Spalten wie folgt benennen: Datum, Mitarbeiter, Schichttyp.

  3. Mitarbeiterliste einfügen: Füge eine Liste der 15 Mitarbeiter in einer separaten Tabelle ein, um die Zuweisungen zu erleichtern.

  4. Formel zur Schichtverteilung: Verwende die WENN-Funktion, um nach den Abwesenheiten im Urlaubsplan zu prüfen. Zum Beispiel:

    =WENN(ISTLEER(SVERWEIS(A2;Urlaubsplan!A:B;2;FALSCH));"T";"")

    Diese Formel weist einem Mitarbeiter einen Tagesschicht zu, wenn er nicht im Urlaubsplan aufgeführt ist.

  5. Freitagsschichten gleichmäßig verteilen: Um sicherzustellen, dass jeder Mitarbeiter eine ähnliche Anzahl an Freitagsschichten hat, kannst du eine Zählung der Schichten pro Mitarbeiter durchführen und die Zuweisungen entsprechend anpassen.


Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler bei der Formel: Stelle sicher, dass die Zellreferenzen korrekt sind. Ein häufiges Problem ist, dass die Datenbereiche nicht übereinstimmen oder die Formeln nicht richtig eingegeben sind.

  • Nicht geschlossene Klammern: Überprüfe immer, ob deine Formeln korrekt abgeschlossen sind. Ein vergessener Klammer kann die gesamte Berechnung stören.

  • Falsche Abwesenheitskürzel: Achte darauf, dass die Kürzel im Urlaubsplan einheitlich und korrekt geschrieben sind, um die richtigen Daten zurückzugeben.


Alternative Methoden

  • VBA-Makros: Wenn du Erfahrung mit VBA hast, kannst du ein Makro schreiben, das die Schichtplanung automatisiert, indem es die Abwesenheiten aus dem Urlaubsplan abgleicht.

  • Excel-Vorlagen nutzen: Es gibt zahlreiche Excel-Vorlagen für Urlaubspläne und Schichtpläne, die du anpassen kannst, um deine Anforderungen zu erfüllen. Diese Vorlagen können die Eingabezeit erheblich reduzieren.


Praktische Beispiele

  • Beispiel für einen Schichtplan: Erstelle eine Tabelle mit den Wochentagen in den Zeilen und den Mitarbeitern in den Spalten. Du kannst die Schichten dann einfach per Drag & Drop zuweisen, solange du die Abwesenheiten berücksichtigst.

  • Urlaubsplaner für Mitarbeiter: Verwende eine separate Tabelle für jeden Mitarbeiter, um deren Urlaubsansprüche und Abwesenheiten zu verwalten. Dies kann dir helfen, die Schichten besser zu planen.


Tipps für Profis

  • Datenvalidierung: Setze eine Datenvalidierung für die Schichttypen, um sicherzustellen, dass nur die gültigen Werte ("T" für Tagesschicht, "F" für Freischicht) eingegeben werden.

  • Bedingte Formatierung: Nutze die bedingte Formatierung, um Abwesenheiten visuell hervorzuheben. So kannst du auf einen Blick erkennen, wer wann abwesend ist.

  • Pivot-Tabellen: Verwende Pivot-Tabellen, um die Schichtverteilung und die Anzahl der Schichten pro Mitarbeiter zu analysieren. Das gibt dir einen schnellen Überblick über die Verteilung.


FAQ: Häufige Fragen

1. Kann ich ein VBA-Makro verwenden, um die Schichtplanung zu automatisieren?
Ja, VBA kann sehr nützlich sein, um die Schichtplanung zu automatisieren, insbesondere wenn du regelmäßig umfangreiche Anpassungen vornehmen musst.

2. Wie kann ich sicherstellen, dass die Schichten gleichmäßig verteilt sind?
Indem du die Anzahl der Schichten pro Mitarbeiter zählst und die Zuweisungen entsprechend anpasst, kannst du sicherstellen, dass jeder Mitarbeiter eine ähnliche Anzahl an Schichten erhält.

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