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HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender

Forumthread: Filter ohne Makro aktualisieren

Filter ohne Makro aktualisieren
29.01.2019 13:52:33
Michael
Hallo zusammen,
für die Abrechnung einer Wohnunterkunft mit der Stadt habe ich die Zuständigkeiten aus Tabellenblatt 1 in weiteren einzeln gefiltert.
Nun werden aber auch in den anderen Tabellenblätter die Zeilen angezeigt. Filter ich diese aus und im ersten Tabellenblatt ändere ich eine Zuständigkeit, wird diese dann nicht im entsprechendem Tabellenblatt angezeigt, weil ich ja durch den Filter die Zeile ausgeblendet habe.
Hier mal ein Beispiel: https://www.herber.de/bbs/user/127258.xlsx
Jetzt soll sich der Filter automatisch aktualisieren oder eine andere elegante Lösung. Ich speichere die Datei dann immer als .ods ab weil die Stadt mit OpenOffice arbeiten muss ... von daher bevorzugt eine Lösung ohne Makro da ich nicht weiß wie kompatibel das dann ist.
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Beiträge zum Forumthread
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Betreff
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Anwender
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AW: Filter ohne Makro aktualisieren
29.01.2019 14:49:37
Sandra
Hallo Michael,
das ist ohne VBA nicht möglich.
Mit etwas mehr Hintergrundwissen, könnte man vielleicht eine Lösung mit Formeln finden.
Was wird denn, wann und warum gefiltert?
Gruß
Sandra
AW: Filter ohne Makro aktualisieren
29.01.2019 14:53:32
Michael
Hi Sandra,
es wird gefiltert wann in Tabellenblatt in einer bestimmten Spalte ein bestimmtes Wort vorkommt. Wenn WAHR dann wird der Inhalt von Zelle des Tabellenblatt A in B ausgegeben und wenn FALSE dann bleibt leer. Dadurch habe ich natürlich immer viele Leerzeilen drin.
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AW: Filter ohne Makro aktualisieren
29.01.2019 14:59:00
Sandra
Also verstehe ich das richtig, dass du im Prinzip nur unter "SGB XII" und "Jobcenter" unterscheidest und eigentlich nur die leeren Zellen weg haben willst?
AW: Filter ohne Makro aktualisieren
29.01.2019 15:03:04
Michael
Es wird zwar zwischen noch mehr Zuständigkeiten unterschieden aber für das Beispiel zur Veranschaulichung nur die beiden. Der Wert aus A1 wird ja genommen.
Genau, die Leerzeilen müssten raus. Wenn man diese rausfiltert und im ersten Tabellenblatt eine Zuständigkeit wechselt wird diese dann leider nicht bei Jobcenter oder SGB XII angezeigt weil ja die Zeile ausgeblendet ist.
Optional wäre eine schicke Lösung wenn wie im ersten Tabellenblatt immer eine Leerzeile bestehen könnte aber muss nicht nicht sein.
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AW: Filter ohne Makro aktualisieren
29.01.2019 16:28:25
Sandra
Habe nur mal was zum veranschaulichen zusammen gebastelt.
Ist noch nicht perfekt, möchte Dir eine evtl. Lösung vorschlagen. Da ich weitere Hintergründe nicht kenne und du meintest, dass noch unter mehr Zuständigkeiten unterschieden wird, weiß ich nicht ob Dir das so wirklich weiterhilft.
Siehe in angehängter Datei unter Test. Wenn Du in Zelle A1 einen Suchbegriffe eingibt, der der Zuständigkeit entspricht (z.B Jobcenter, SGB X!II usw), wird danach gefiltert. Allerdings musst du dafür in der Quelldatei, allen Zeilen mit Namen Nummern geben.
Ist noch nicht wirklich hübsch, auch die Leerzeilen habe ich noch nicht weiter berücksichtigt, aber wie gesagt, teste erstmal ob Dir das so überhaupt weiterhilft!
https://www.herber.de/bbs/user/127266.xlsx
Gruß
Sandra
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AW: Filter ohne Makro aktualisieren
29.01.2019 16:48:32
Michael
Aja das mit der Sortierung ist schon mal eine ganz gute Idee, jedoch hat nicht jede Person eine Nummer vorne, wenn diese in einer Bedarfsgemeinschaft sind. Man könnte aber nach Zimmernummer sortieren, hier kann bei jedem Bewohner eine eingetragen werden und diese sind in der Hauptübersicht von klein nach groß sortiert.
Das mit den Leerzeilen unten nicht optimal aber schon mal besser als ich es hinbekommen habe. :)
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AW: Filter ohne Makro aktualisieren
29.01.2019 16:51:49
Michael
Wäre prima wenn du mir das noch in "schön" machen könntest weil deine Formeln übersteigen meine Kenntnisse. :)
AW: Filter ohne Makro aktualisieren
29.01.2019 16:55:29
Sandra
Ok ich passe das noch ein bisschen an, allerdings wirds dann wohl erst morgen final.
AW: Filter ohne Makro aktualisieren
30.01.2019 10:02:43
Sandra
Guten Morgen Michael,
hier nochmal eine Aktualisierung. Ich habe es mit einer Hilfsspalte gelöst, damit auch der Sverweis funktioniert. Diese Spalte(n) kannst du auch auf beiden Blättern ausblenden, falls sie dich stören. Eine Sortierung nach Zimmernummer ist, zumindest für den einfachen Sverweis, nicht möglich, da dieselben Nummern mehrfach vorkommen können.
Die Leerzeilen unten werden so bleiben. Man kann das natürlich dynamisch gestalten, so das sich die Tabelle den Ergebnissen anpasst und die Leerzeilen "ausblendet". Die ist allerdings wieder nur mit VBA zu lösen.
Wenn das "Suchfeld" leer bleibt, sieht die Liste recht wüst aus. Weil die ganzen Leerzeilen aus Blatt "AL2" gefunden und ausgegeben werden. Den Sinn der Leerzeilen habe ich bisher noch nicht verstanden. Aber ich kenne auch die restliche Mappe. Es wird also Gründe dafür geben.
https://www.herber.de/bbs/user/127278.xlsx
Gruß
Sandra
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AW: Filter ohne Makro aktualisieren
30.01.2019 10:18:31
Michael
Ah cool, sehr nice Sandra. Sieht super aus. Das mit der Hilfsspalte ist eine gute Idee. Genau einfach ausblenden. Hab vielen lieben Dank und beste Grüße aus Bayern.
AW: Filter ohne Makro aktualisieren
30.01.2019 10:51:14
Michael
SOrry, jetzt hänge doch an einer Formel von dir fest:
=WENNFEHLER(INDEX(Tabelle3[Spalte1];KKLEINSTE(WENN(Tabelle3[Zuständigkeit]=Test!$A$1; ZEILE(Tabelle3[Zuständigkeit])-2);ZEILE('AL2'!A1)));"")
Welches ist Tabelle3?
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Infobox / Tutorial

Filter ohne Makro aktualisieren


Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Daten vorbereiten: Stelle sicher, dass Deine Daten in einer Excel-Tabelle organisiert sind. Das erleichtert die Verwendung von Filtern.

  2. Filter anwenden: Wähle die Spalte aus, die Du filtern möchtest, und aktiviere den Autofilter über das Menü Daten > Filter > Autofilter.

  3. Suchfeld nutzen: Um gezielt nach bestimmten Zuständigkeiten zu filtern, kannst Du ein Suchfeld in einer Zelle einfügen, wie es im Thread vorgeschlagen wurde. Gib den Suchbegriff ein, um die Filterung zu aktivieren.

  4. Hilfsspalte erstellen: Falls Du Leerzeilen vermeiden möchtest, füge eine Hilfsspalte hinzu, die die Daten dynamisch anpasst. Dies kann helfen, die Übersichtlichkeit zu verbessern.

  5. Formel verwenden: Nutze die Formel =WENNFEHLER(INDEX(...)), um bestimmte Werte basierend auf den Filterkriterien zu extrahieren.

  6. Tabelle speichern: Speichere Deine Datei regelmäßig, insbesondere wenn Du mit OpenOffice arbeitest. Achte darauf, das Format .ods zu wählen.


Häufige Fehler und Lösungen

  • Filter zeigt unerwartete Ergebnisse: Überprüfe, ob Du den Autofilter korrekt eingestellt hast und dass keine zusätzlichen Leerzeilen in Deinem Datenbereich vorhanden sind.

  • Änderungen werden nicht angezeigt: Stelle sicher, dass Du den Filter nach Änderungen in den Quelldaten erneut anwendest. Die Tastenkombination Ctrl + Shift + L kann hierfür nützlich sein.

  • Daten werden nicht korrekt gefiltert: Wenn Du einen speziellen Filter verwendest, überprüfe die Kriterien in der Hilfsspalte und stelle sicher, dass sie mit den eingegebenen Werten übereinstimmen.


Alternative Methoden

  • Erweiterter Filter: Du kannst den „Erweiterten Filter“ in Excel verwenden, um komplexere Filterkriterien anzuwenden. Dies kann besonders nützlich sein, wenn Du mehrere Bedingungen gleichzeitig berücksichtigen möchtest.

  • Sortierung aktualisieren: Nutze die Funktion zur Sortierung, um die Daten nach bestimmten Kriterien zu ordnen, bevor Du den Filter anwendest. Dies kann helfen, die Ergebnisse klarer darzustellen.


Praktische Beispiele

  • Beispiel für einen einfachen Filter: Nehmen wir an, Du hast eine Liste mit Zuständigkeiten. Wenn Du in Zelle A1 „Jobcenter“ eingibst, filtert das Blatt automatisch nur die relevanten Zeilen.

  • Dynamisches Filtern: Mit einer Kombination von Index- und Vergleichsfunktionen kannst Du eine dynamische Liste erstellen, die sich basierend auf den Eingaben in Zelle A1 aktualisiert.

=WENNFEHLER(INDEX(Tabelle1[Spalte1];KKLEINSTE(WENN(Tabelle1[Zuständigkeit]=$A$1;  ZEILE(Tabelle1[Zuständigkeit])-2);ZEILE(A1)));"")

Tipps für Profis

  • Tastenkombinationen verwenden: Lerne die Shortcuts für das Aktualisieren von Filtern, wie Alt + D + F + F, um die Filterfunktion schnell zu aktivieren.

  • Automatisierung ohne Makros: Nutze Excel-Formeln und -Funktionen, um Prozesse zu automatisieren, ohne auf VBA zurückgreifen zu müssen.

  • Datenvalidierung: Verwende Datenvalidierung, um sicherzustellen, dass nur bestimmte Werte in die Suchfelder eingegeben werden können. Dies reduziert Fehler und verbessert die Benutzerfreundlichkeit.


FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich den Filter automatisch aktualisieren, ohne VBA zu verwenden? Du kannst die Filter mit Formeln und Hilfsspalten so einrichten, dass sie sich dynamisch anpassen, wenn Du Änderungen in den Quelldaten vornimmst.

2. Gibt es eine Möglichkeit, den Filter per Tastenkombination zu aktualisieren? Ja, Du kannst die Kombination Ctrl + Shift + L verwenden, um den Autofilter in Excel schnell zu aktivieren oder zu deaktivieren.

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