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Reihenfolge bei "Alle aktualisieren"

Forumthread: Reihenfolge bei "Alle aktualisieren"

Reihenfolge bei "Alle aktualisieren"
12.11.2021 15:00:07
Michael
Liebe Excel-Cracks
Ich habe 2 SharePoint-Listen die ich im Excel als 2 Tabellen habe mit Verbindung zur Quelle zum updaten.
Mit einem Power-Query entwickle ich die Daten damit diese für Pivot voll nutzbar sind.
Über der Power-Query Tabelle habe ich das Pivot gelegt.
Bei einem "Alle aktualisieren" wird nun erst das Power-Query aktualisiert, dann die beiden SharePoint Listen geladen was natürlich nix bringt.
Gibt es eine Möglichkeit (ausser einem Makro - damit kein Problem) sicherzustellen, dass erst die SharePoint-Listen nachgeführt werden, dann das PowerQuery seine Arbeit macht und am Ende das Pivot nachgeführt wird?
Herzlichen dank für jeden Hinweis.
Michael
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Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Reihenfolge bei "Alle aktualisieren"
12.11.2021 15:45:02
ChrisL
Hi
Hilft es vielleicht, wenn du die Hintergrundaktualisierung deaktivierst?
Ansonsten sehe ich nur die Möglichkeit die Abfragen einzeln zu aktualisieren oder halt zweimal RefreshAll zu drücken.
cu
Chris
AW: Reihenfolge bei "Alle aktualisieren"
12.11.2021 17:00:22
Michael
Hallo Chris
Das mit der Hintergrundaktualisierung habe ich schon getestet - ohne Erfolg.
Da gewisse Blätter versteckt sind bleibt wohl nur entweder 2x alle oder eben ein Makro.
Falls ich sonstwo noch was höre werde ich den Thread nachführen.
Gruss - Michael
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AW: Reihenfolge bei "Alle aktualisieren"
12.11.2021 18:51:47
ChrisL
Hi Michael
Ein paar Gedanken:
Sind die Abfragen aufbauend d.h. die Sharepoint Liste wird in der darauf folgenden Abfrage direkt verwendet oder inwiefern besteht die Abhängigkeit? Wenn die Abfragen aufbauend sind, dann müsste PQ eigentlich schlau genug sein, um die Aktualisierungsreihenfolge automatisch zu bestimmen. Evtl. könnte man Aufbau/Abhängigkeit pseudo-mässig erzeugen z.B. Abfragen verbinden und wieder löschen oder so. Nur eine Idee, mir fehlt leider Sharepoint als Testumgebung.
Über Abfragen und Verbindungen kannst du deine Abfragen rechts anzeigen. Da müsstest du mittels rechter Maustaste einzeln aktualisieren können (ich vermute auch wenn die Blätter ausgeblendet sind, aber nicht getestet).
Ist dir bewusst, dass du das Abfrageergebnis nicht zwingend ausgeben/anzeigen musst. Du kannst auch als "nur Verbindung" speichern und das Abfrageergebnis in anderen Abfragen weiter verwenden. Das Resultat einer Abfrage in einer Tabelle auszugeben kostet Laufzeit und wenn das Blatt sowieso ausgeblendet ist, entstehen Fragezeichen.
cu
Chris
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Infobox / Tutorial

Reihenfolge bei "Alle aktualisieren" in Excel

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Deaktiviere die Hintergrundaktualisierung:

    • Gehe zu Datei > Optionen > Erweitert.
    • Suche den Abschnitt „Hintergrundaktualisierung“ und deaktiviere ihn.

  2. Aktualisiere die Daten manuell:

    • Klicke auf die Registerkarte Daten.
    • Wähle Abfragen und Verbindungen aus.
    • Klicke mit der rechten Maustaste auf die einzelnen Abfragen und wähle Aktualisieren.

  3. VBA-Makro zur Automatisierung:

    • Öffne den VBA-Editor durch Drücken von ALT + F11.
    • Füge ein neues Modul hinzu und schreibe ein Makro, das die gewünschte Reihenfolge der Aktualisierungen festlegt. Beispielcode:
    Sub UpdateDataInOrder()
   ThisWorkbook.Connections("SharePoint-Connection1").OLEDBConnection.Refresh
   ThisWorkbook.Connections("SharePoint-Connection2").OLEDBConnection.Refresh
   ThisWorkbook.RefreshAll
End Sub

  4. Führe das Makro aus:

    • Gehe zurück zu Excel und drücke ALT + F8, um das Makro „UpdateDataInOrder“ auszuführen.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Power Query aktualisiert nicht:

    • Stelle sicher, dass die Verbindungen zu den Datenquellen korrekt sind und dass keine Filter die Abfragen verhindern.

  • Abfragen nicht in der richtigen Reihenfolge aktualisiert:

    • Überprüfe, ob die Abfragen aufbauend sind. Du kannst die Abhängigkeiten durch Verknüpfung und anschließendes Trennen der Abfragen simulieren.

Alternative Methoden

  • Verwendung von Power BI:

    • Wenn Du Power BI verwendest, kannst Du die Funktion „Automatische Aktualisierung“ aktivieren, um die Daten in SharePoint automatisch zu aktualisieren.

  • Excel-Tabellen automatisch aktualisieren:

    • Du kannst Excel auch so einstellen, dass Abfragen automatisch aktualisiert werden, wenn die Datei geöffnet wird. Gehe zu Abfragen und Verbindungen, klicke mit der rechten Maustaste auf die Abfrage und aktiviere „Aktualisieren beim Öffnen der Datei“.

Praktische Beispiele

  • Beispiel für ein VBA-Makro:

    Sub RefreshAllInOrder()
   ' Aktualisiere SharePoint-Listen
   ThisWorkbook.Connections("SharePoint1").Refresh
   ThisWorkbook.Connections("SharePoint2").Refresh
   ' Aktualisiere Power Query
   ThisWorkbook.RefreshAll
End Sub

  • Beispiel für die Nutzung von Power Query:

    • Erstelle eine Abfrage, die die SharePoint-Daten lädt, und eine weitere, die diese Abfrage als Quelle verwendet. So stellt Power Query sicher, dass die Daten in der richtigen Reihenfolge aktualisiert werden.

Tipps für Profis

  • Experimentiere mit verschiedenen Verbindungstypen in Power Query, um die Leistung zu optimieren.
  • Verwende "Nur Verbindung" für Abfragen, die nicht direkt angezeigt werden müssen, um die Ladezeiten zu reduzieren.
  • Halte deine Abfragen so einfach wie möglich, um die Aktualisierungszeiten zu minimieren.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich sicherstellen, dass die Reihenfolge der Aktualisierung in Power Query korrekt ist?
Stelle sicher, dass die Abfragen voneinander abhängig sind, indem Du die Ergebnisse einer Abfrage in einer anderen Abfrage verwendest.

2. Was kann ich tun, wenn Power Query nicht aktualisiert?
Überprüfe die Verbindungen zu den Datenquellen und stelle sicher, dass keine Filter oder Bedingungen die Aktualisierung behindern. Deaktiviere auch die Hintergrundaktualisierung, um die Kontrolle zu behalten.

3. Kann ich ein Makro verwenden, um alle Abfragen in einer bestimmten Reihenfolge zu aktualisieren?
Ja, Du kannst ein VBA-Makro schreiben, das die Abfragen in der gewünschten Reihenfolge aktualisiert, um die Effizienz zu steigern und Fehler zu vermeiden.

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