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SharePoint Dokumentenversion in Excel

Forumthread: SharePoint Dokumentenversion in Excel

SharePoint Dokumentenversion in Excel
18.01.2022 17:08:07
QM-Queen
Hallo zusammen,
wir nutzen SharePoint als Dokumentenmanagementsystem für das Qualitätsmanagement. Naturgemäß müssen wir in den Dokumenten die Versionsnummer eines Dokuments anzeigen.
Das geht in Word über die Schnellbausteine/Dokumenteneigenschaften ganz einfach und problemlos. Wir haben dafür in SharePoint bei den Informationsverwaltungsrichtlinien die Bezeichnungen mit Bezeichnungsformat {Version} aktiviert. Über die Schnellbausteine können wir diese zur Anzeige der SharePoint-Versionsnummer in Word nutzen, indem wir den Schnellbaustein "Bezeichnung" z.B. in die Fußzeile einfügen.
Wie kriege ich diese Info nun auch in die Fußzeile von Excel-Dokumenten? Excel hat ja nur eine eingeschränkte Anzahl von Schnellbausteinen.
Mit dem folgenden schaffe ich es, die Liste der Metadaten in der Excel-Tabelle anzeigen zu lassen:

Sub CustomProp()
Dim p As Object
Dim prop As MetaProperties
Set prop = ActiveWorkbook.ContentTypeProperties
rw = 1
Worksheets(1).Activate
For Each p In ActiveWorkbook.ContentTypeProperties
On Error Resume Next
Cells(rw, 8).Value = ActiveWorkbook.ContentTypeProperties(rw).Name
Cells(rw, 9).Value = ActiveWorkbook.ContentTypeProperties(rw).Value
rw = rw + 1
Next
End Sub
Ich möchte aber nur die Bezeichnung/Version. Und diese idealerweise in der Fußzeile.
Hat jemand einen Tipp für mich? Ich glaube ja, das ist super-einfach und ich bin einfach so ein Noob...
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4
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: SharePoint Dokumentenversion in Excel
18.01.2022 22:58:30
ralf_b
wenn das so einfach ist, dann ist das doch genau das Richtige für einen Noob.
Ausgehend von deinem Code, würde ich das so zu lösen versuchen. Vorausgesetzt die benötigte Information ist dort zu finden.

For Each p In ActiveWorkbook.ContentTypeProperties
If p.Name Like "*version*" Then Worksheets("Xy").PageSetup.LeftFooter = "version: " & p.Value :exit for
Next
evtl. ist das ja was für dich. beim Stöbern bin ich darauf gestoßen.
https://www.codevba.com/de/Word/Document.htm#.Yec2Lziyi3B
https://docs.microsoft.com/de-de/office/vba/api/office.documentlibraryversions
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AW: SharePoint Dokumentenversion in Excel
20.01.2022 09:51:40
QM-Queen
Hi Ralf,
vielen Dank für die hilfreiche Antwort und die Zusatzinformationen!
Ich habe Deinen Codestelle einfach mal zusätzlich eingebaut und siehe da: In der Fußzeile erscheint brav "Version: " :-)

Sub CustomProp()
Dim p As Object
Dim prop As MetaProperties
Set prop = ActiveWorkbook.ContentTypeProperties
rw = 1
Worksheets(1).Activate
For Each p In ActiveWorkbook.ContentTypeProperties
On Error Resume Next
Cells(rw, 8).Value = ActiveWorkbook.ContentTypeProperties(rw).Name
Cells(rw, 9).Value = ActiveWorkbook.ContentTypeProperties(rw).Value
rw = rw + 1
Next
For Each p In ActiveWorkbook.ContentTypeProperties
If p.Name Like "*Bezeichnung*" Then Worksheets(1).PageSetup.LeftFooter = "Version: " & p.Value: Exit For
Next
End Sub
Allerdings zeigt Excel die Zahl/den Wert/die Version nicht in der Fußzeile an.
Mit dem folgenden Ausdruck funktioniert es korrekt, da steht die richtige Versionsnummer in der gewünschten Zelle des Tabellenblatts:
Cells(rw, 9).Value = ActiveWorkbook.ContentTypeProperties(rw).Value
Mit p.value oder auch ActiveWorkbook.ContentTypeProperties(p).Value kriege ich die Versionsnummer aber nicht in die Fußzeile.
Hast Du noch einen Zusatztipp?
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AW: SharePoint Dokumentenversion in Excel
20.01.2022 11:57:06
QM-Queen
Damit funktioniert's:

Private Sub Workbook_Open()
Dim p As Object
Dim prop As MetaProperties
For Each p In ActiveWorkbook.ContentTypeProperties
If p.Name Like "Bezeichnung" Then
Worksheets(1).PageSetup.LeftFooter = "Version: " & p.Value
Exit For
End If
Next
End Sub

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AW: SharePoint Dokumentenversion in Excel
20.01.2022 19:15:50
ralf_b
naja du schaffst das schon. Da ich das nicht testen kann, war das eher ein Schuß ins Blaue.
;
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Infobox / Tutorial

Dokumentenversion in Excel mit SharePoint


Schritt-für-Schritt-Anleitung

Um die Dokumentenversionierung in Excel über SharePoint zu realisieren, kannst Du die folgenden Schritte befolgen:

  1. VBA-Editor öffnen: Drücke ALT + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.

  2. Modul erstellen: Klicke auf Einfügen > Modul, um ein neues Modul zu erstellen.

  3. Code einfügen: Kopiere den folgenden VBA-Code in das Modul:

    Private Sub Workbook_Open()
       Dim p As Object
       For Each p In ActiveWorkbook.ContentTypeProperties
           If p.Name Like "Bezeichnung" Then
               Worksheets(1).PageSetup.LeftFooter = "Version: " & p.Value
               Exit For
           End If
       Next
    End Sub
  4. Speichern und Schließen: Speichere die Datei im xlsm-Format, um Makros zu aktivieren, und schließe den VBA-Editor.

  5. Testen: Öffne die Excel-Datei erneut, um zu sehen, ob die Versionsnummer in der Fußzeile angezeigt wird.

Diese Methode ermöglicht es Dir, die SharePoint Metadaten automatisch in Excel anzuzeigen und die Excel-Versionen so darzustellen, wie Du es benötigst.


Häufige Fehler und Lösungen

  • Versionsnummer wird nicht angezeigt: Stelle sicher, dass die Datei als xlsm gespeichert ist. Überprüfe auch, ob die Bezeichnung in SharePoint korrekt konfiguriert ist.
  • VBA-Code funktioniert nicht: Achte darauf, dass Du den Code im richtigen Modul eingefügt hast und dass Makros in Excel aktiviert sind.

Alternative Methoden

Falls Du VBA nicht verwenden möchtest, gibt es auch andere Möglichkeiten:

  • Excel Schnellbausteine: Obwohl Excel nicht die gleiche Funktionalität wie Word bietet, kannst Du mit Textfeldern arbeiten, um Informationen manuell hinzuzufügen.
  • Verknüpfungen zu SharePoint: Du kannst Daten aus SharePoint in Excel einbinden, indem Du die Funktion Daten abrufen verwendest, um die Metadaten direkt in ein Tabellenblatt zu importieren.

Praktische Beispiele

Hier sind einige praktische Beispiele, wie Du die Dokumentenversion in Excel darstellen kannst:

  1. Automatisierte Fußzeile: Verwende den oben genannten VBA-Code, um die Versionsnummer beim Öffnen der Datei automatisch in die Fußzeile einzufügen.
  2. Manuelle Eingabe: Du kannst die Versionsnummer auch manuell in ein Textfeld einfügen, wenn es sich um eine einmalige Änderung handelt.

Tipps für Profis

  • Nutze den VBA-Editor effizient, indem Du häufig verwendete Funktionen in Module speicherst.
  • Experimentiere mit den Excel Schnellbausteinen, um die Dokumentenversionierung weiter zu optimieren.
  • Halte Deine SharePoint Metadaten aktuell, um sicherzustellen, dass die richtigen Versionen angezeigt werden.

FAQ: Häufige Fragen

1. Frage Wie kann ich die Versionsnummer in einer anderen Fußzeile anzeigen?

Antwort: Ändere die Zeile Worksheets(1).PageSetup.LeftFooter in Worksheets(1).PageSetup.RightFooter oder Worksheets(1).PageSetup.CenterFooter, je nachdem, wo Du die Versionsnummer haben möchtest.

2. Frage Kann ich die Dokumentenversionierung in Excel auch ohne VBA umsetzen?

Antwort: Ja, Du kannst Daten direkt aus SharePoint importieren und die Versionsnummer manuell in die Fußzeile oder in ein Textfeld einfügen, jedoch bietet VBA eine flexiblere und automatisierte Lösung.

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