Dokumentenversion in Excel mit SharePoint
Schritt-für-Schritt-Anleitung
Um die Dokumentenversionierung in Excel über SharePoint zu realisieren, kannst Du die folgenden Schritte befolgen:
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VBA-Editor öffnen: Drücke ALT + F11, um den VBA-Editor zu öffnen.
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Modul erstellen: Klicke auf Einfügen > Modul, um ein neues Modul zu erstellen.
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Code einfügen: Kopiere den folgenden VBA-Code in das Modul:
Private Sub Workbook_Open()
Dim p As Object
For Each p In ActiveWorkbook.ContentTypeProperties
If p.Name Like "Bezeichnung" Then
Worksheets(1).PageSetup.LeftFooter = "Version: " & p.Value
Exit For
End If
Next
End Sub
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Speichern und Schließen: Speichere die Datei im xlsm-Format, um Makros zu aktivieren, und schließe den VBA-Editor.
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Testen: Öffne die Excel-Datei erneut, um zu sehen, ob die Versionsnummer in der Fußzeile angezeigt wird.
Diese Methode ermöglicht es Dir, die SharePoint Metadaten automatisch in Excel anzuzeigen und die Excel-Versionen so darzustellen, wie Du es benötigst.
Häufige Fehler und Lösungen
- Versionsnummer wird nicht angezeigt: Stelle sicher, dass die Datei als
xlsm gespeichert ist. Überprüfe auch, ob die Bezeichnung in SharePoint korrekt konfiguriert ist.
- VBA-Code funktioniert nicht: Achte darauf, dass Du den Code im richtigen Modul eingefügt hast und dass Makros in Excel aktiviert sind.
Alternative Methoden
Falls Du VBA nicht verwenden möchtest, gibt es auch andere Möglichkeiten:
- Excel Schnellbausteine: Obwohl Excel nicht die gleiche Funktionalität wie Word bietet, kannst Du mit
Textfeldern arbeiten, um Informationen manuell hinzuzufügen.
- Verknüpfungen zu SharePoint: Du kannst Daten aus SharePoint in Excel einbinden, indem Du die Funktion
Daten abrufen verwendest, um die Metadaten direkt in ein Tabellenblatt zu importieren.
Praktische Beispiele
Hier sind einige praktische Beispiele, wie Du die Dokumentenversion in Excel darstellen kannst:
- Automatisierte Fußzeile: Verwende den oben genannten VBA-Code, um die Versionsnummer beim Öffnen der Datei automatisch in die Fußzeile einzufügen.
- Manuelle Eingabe: Du kannst die Versionsnummer auch manuell in ein Textfeld einfügen, wenn es sich um eine einmalige Änderung handelt.
Tipps für Profis
- Nutze den VBA-Editor effizient, indem Du häufig verwendete Funktionen in Module speicherst.
- Experimentiere mit den Excel Schnellbausteinen, um die Dokumentenversionierung weiter zu optimieren.
- Halte Deine SharePoint Metadaten aktuell, um sicherzustellen, dass die richtigen Versionen angezeigt werden.
FAQ: Häufige Fragen
1. Frage
Wie kann ich die Versionsnummer in einer anderen Fußzeile anzeigen?
Antwort: Ändere die Zeile Worksheets(1).PageSetup.LeftFooter in Worksheets(1).PageSetup.RightFooter oder Worksheets(1).PageSetup.CenterFooter, je nachdem, wo Du die Versionsnummer haben möchtest.
2. Frage
Kann ich die Dokumentenversionierung in Excel auch ohne VBA umsetzen?
Antwort: Ja, Du kannst Daten direkt aus SharePoint importieren und die Versionsnummer manuell in die Fußzeile oder in ein Textfeld einfügen, jedoch bietet VBA eine flexiblere und automatisierte Lösung.