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Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender
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Kalender automatisch füllen

Forumthread: Kalender automatisch füllen

Kalender automatisch füllen
28.03.2022 16:36:49
Felix
Hallo,
eine Kollegin hat mir eine, als Nicht-Excel-Profi, Frage gestellt, die ich nicht so einfach beantworten kann.
Zur Frage:
Ich habe mehrere Excel-Mappen und möchte Daten von einer, in eine andere, in der ein Kalender ist, eintragen.
Also z.B. Ich habe eine Mappe mit einer Spalte "Datum" und eine mit "Themen" und möchte die Zellen der Spalte "Themen", wenn das Datum im Kalender übereinstimmt, in den Kalender schreiben. Anbei einmal die Mappe mit den Daten und einmal der Kalender.
Könnt ihr mir evtl helfen?
Hier die Excel-Dateien:
https://www.herber.de/bbs/user/152114.xlsx
https://www.herber.de/bbs/user/152115.xlsx
Danke und liebe Grüße aus Österreich :)
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16
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Kalender automatisch füllen
28.03.2022 16:50:25
{Boris}
Hi,
mit Deinem bestehenden Aufbau wird das nicht - oder nur sehr umständlich - realisierbar sein, da die Einträge in Deinem Kalender untereinander verkettet werden müssen - damit würde auch das Datum Bestandteil des Textes werden und ließe sich nicht so einfach auswerten, und...
Ändere Deinen Aufbau - konkret: Füge in der Kalenderdatei 1 Spalte mit den Datümern ein (untereinander - das ganze Jahr) - und rechts davon holst Du Dir in den einzelnen Spalten die Termine z.B. per SVERWEIS aus den einzelnen Mappen. Am Ende kannst Du dann diese Einträge mit der Funktion TEXTVERKETTEN in Deinen "Übersichtskalender" eintragen.
VG; Boris
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Beispiel
28.03.2022 17:07:22
{Boris}
Hi,
in Deine Kalenderdatei schreibst Du alle Datümer untereinander - beginnend in A14 (1.1.22, 2.1.22 usw.)
In den Spalten B, C, D und E holst Du Dir per normalem SVERWEIS die Termine aus Deinen anderen Mappen - im Beispiel also max. 4 andere Mappen.
In Spalte F verkettest Du wie folgt:
F14:
=TEXT(A14;"TT.MM.JJJJ")&ZEICHEN(10)&TEXTVERKETTEN(ZEICHEN(10);WAHR;B14:E14)
und runterkopieren.
In Deinen Kalender kommt jetzt folgende Formel in
A5:
=LET(x;DATUM($B$3;$A$3;(2-WOCHENTAG(DATUM($B$3;$A$3;1);2))+(SPALTE(A4)-1)+(ZEILE(B1)-1)*7); WENNFEHLER(SVERWEIS(x;$A$14:$F$82;6;);x))
und sowohl nach rechts als auch nach unten kopieren. Die Zellen im Bereich A5:G10 versiehst Du jetzt noch in den Zelloptionen mit Zeilenumbruch.
Hoffe, das war verständlich.
VG, Boris
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Kleine Ergänzung...
28.03.2022 17:12:54
{Boris}
Hi,
ich hatte in meiner Textmappe die Matrix nur bis Zeile 82 drin - das musst Du erweitern auf z.B. 400:
=LET(x;DATUM($B$3;$A$3;(2-WOCHENTAG(DATUM($B$3;$A$3;1);2))+(SPALTE(A4)-1)+(ZEILE(B1)-1)*7); WENNFEHLER(SVERWEIS(x;$A$14:$F$400;6;);x))
VG, Boris
AW: Kleine Ergänzung...
28.03.2022 17:25:02
Felix
Hi,
danke für die schnelle Antwort, funktioniert soweit sehr gut :)
Morgen schau ich mir noch an, wie ich das mit SVERWEIS mache. Sind ja teilweise mehrere Zeilen mit demselben Datum aber anderen Themen...
Danke auf jeden Fall! :)
LG Felix
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Mehrere Treffer zum selben Datum...
28.03.2022 17:39:21
{Boris}
Hi,
...kannst Du - bezogen auf mein Beisüpiel - so ermitteln:
B14:
=MTRANS(FILTER([152115.xlsx]Tabelle1!$B$1:$B$500;[152115.xlsx]Tabelle1!$A$1:$A$500=A14;""))
und runterkopieren.
Wobei 152115.xlsx eine Quelldatei ist. Wenn Deine Quellmappen stets auch mehrere Ereignisse zum selben Datum enthalten, musst Du für genügen Spalten in Deiner Kalenderdatei sorgen - für jede Mappe so viele Spalten, wie es maximal Treffer geben kann. Aber an Spalten mangelt es ja nicht in einem Excel-Arbeitsblatt.
VG, Boris
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AW: Mehrere Treffer zum selben Datum...
29.03.2022 09:36:34
Felix
Hi,
hab ich jetzt hinbekommen, danke dir vielmals!
Es haut jetzt allerdings meine bedingte Formatierung zusammen. Ich lasse (siehe Bild) immer den jetzigen Monat fett erscheinen und die anderen Tage hellgrau...
Was mache ich falsch?
Userbild
Und: kann ich, wenn in der Ausgangsmappe ein Thema durchgestrichen und oder rot ist, dieses Thema vom Kalender ausschließen?
Dankeschön!
LG Felix
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Zeig mal bitte Deine Datei...
29.03.2022 10:56:35
{Boris}
Hi,
...mit dem aktuellen Stand.
VG, Boris
AW: Zeig mal bitte Deine Datei...
29.03.2022 11:10:56
Felix
Hi,
hier bitte: https://www.herber.de/bbs/user/152123.xlsx
Ich habe, zu dem Filtern mit durchgestrichen, evtl eine andere Lösung. Habe eine Spalte, in der Ausgangsdatei, gefunden (Spalte I) in der, immer, wenn das Thema durchgestrichen ist ein Bindestrich (–) steht. Das könnte man zum Vergleichen nehmen, oder?
Danke und lG Felix
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Ändere Deine erste Bedingung...
29.03.2022 11:24:44
{Boris}
Hi,
...in der Bedingten Formatierung wie folgt:
=MONAT(LINKS(A5;10))=$A$3
VG, Boris
AW: Ändere Deine erste Bedingung...
29.03.2022 11:47:04
Felix
Hi,
super danke, habe ich für beide so Formatierungen so gemacht, funktioniert :)
Wie mach ich es jetzt am besten, dass die Spalte I in Sonderthemengesamtuebersicht_2022.xlsx berücksichtigt wird, sodass nur Themen eingespielt werden, bei denen in der Spalte I kein Bindestrich (–) steht?
=MTRANS(FILTER([Sonderthemengesamtuebersicht_2022.xlsx]SONDERTHEMEN_2022!$C$1:$C$500; [Sonderthemengesamtuebersicht_2022.xlsx]SONDERTHEMEN_2022!$B$1:$B$500=A14;""))
Dankeschön und lG Felix
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Nachfrage...
29.03.2022 11:51:40
{Boris}
Hi,
...steht der Bindestrich in Spalte I solo oder ist er Bestandteil eines längeren Strings?
VG, Boris
AW: Nachfrage...
29.03.2022 11:55:12
Felix
Hi,
der Bindestrich steht solo drin.
Hier ein Auszug aus dem File.
Userbild
LG Felix
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OK - siehe meine andere Antwort...oT
29.03.2022 11:55:46
{Boris}
VG, Boris
AW: Ändere Deine erste Bedingung...
29.03.2022 11:54:58
{Boris}
Hi,
grundsätzlich kannst Du UND-Bedingungen innerhalb der FILTER-Funktion multiplizieren (ODER-Bedingungen werden addiert):
Hier das Beispiel auf zusätzliche Überprüfung der Spalte I auf Bindestrich (solo):
=MTRANS(FILTER([Sonderthemengesamtuebersicht_2022.xlsx]SONDERTHEMEN_2022!$C$1:$C$500; ([Sonderthemengesamtuebersicht_2022.xlsx]SONDERTHEMEN_2022!$B$1:$B$500=A14) *([Sonderthemengesamtuebersicht_2022.xlsx]SONDERTHEMEN_2022!$I$1:$I$500"-");""))
VG, Boris
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AW: Ändere Deine erste Bedingung...
29.03.2022 11:58:56
Felix
Hi,
wahnsinn, danke. Meister der Excel-Formeln ;)
LG Felix
Sehr gut! :-) oT
29.03.2022 12:05:32
{Boris}
VG, Boris
;

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Infobox / Tutorial

Kalender automatisch füllen in Excel

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Daten vorbereiten: Erstelle eine Excel-Tabelle mit zwei wichtigen Spalten: "Datum" und "Themen". Diese Tabelle wird als Quelle für die Daten dienen, die in den Kalender eingetragen werden sollen.

  2. Kalender erstellen: Erstelle eine neue Excel-Datei mit einem Monatskalender oder Jahreskalender. Achte darauf, dass die Datumsangaben in einer Spalte untereinander stehen.

  3. SVERWEIS-Funktion verwenden: In den Zellen des Kalenders, wo die Themen angezeigt werden sollen, benutze die SVERWEIS-Funktion, um die Daten basierend auf dem Datum zu ziehen. Beispiel:

    =SVERWEIS(A14;Daten!$A$1:$B$100;2;FALSCH)

    Hierbei ist A14 das Datum im Kalender, und Daten!$A$1:$B$100 ist der Bereich der Datenquelle.

  4. TEXTVERKETTEN verwenden: Um mehrere Themen für dasselbe Datum anzuzeigen, kannst du die TEXTVERKETTEN-Funktion nutzen:

    =TEXTVERKETTEN(CHAR(10);WAHR;B14:E14)

  5. Formatierung anpassen: Achte darauf, die Zelloptionen so zu formatieren, dass der Zeilenumbruch aktiviert ist. So wird der Text in einer Zelle übersichtlich dargestellt.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: Der SVERWEIS gibt #NV zurück.

    • Lösung: Überprüfe, ob das Datum im Suchbereich korrekt formatiert ist und ob das Datum im Kalender mit dem Suchdatum übereinstimmt.

  • Fehler: Die Zelle zeigt nur das erste Ergebnis an.

    • Lösung: Stelle sicher, dass du die TEXTVERKETTEN-Funktion verwendest, um mehrere Einträge zu kombinieren.

  • Fehler: Die bedingte Formatierung funktioniert nicht.

    • Lösung: Überprüfe die Bedingungen der Formatierung. Achte darauf, dass die Zellen korrekt referenziert sind und die Formeln nicht durch die Formatierung beeinträchtigt werden.

Alternative Methoden

  • Pivot-Tabellen: Nutze Pivot-Tabellen, um einen Überblick über die Termine zu bekommen und diese dann manuell in den Kalender zu übertragen.

  • Makros verwenden: Automatisiere den Prozess mit VBA-Makros, um Termine aus verschiedenen Mappen automatisch in den Kalender zu übertragen.

  • Excel Monatsplaner: Verwende einen vorgefertigten Excel Monatsplaner, der bereits viele Funktionen enthält und einfach angepasst werden kann.

Praktische Beispiele

  • Urlaubsplanung: Erstelle einen Urlaubskalender in Excel, in dem Abwesenheiten automatisch eingetragen werden, wenn sie in einer separaten Tabelle festgehalten sind.

  • Projektkalender: Nutze einen Excel Kalender, um Projekttermine und Deadlines automatisch einzutragen, indem du die dazugehörigen Daten aus deiner Projektdatenbank holst.

Tipps für Profis

  • Namen definieren: Verwende definierte Namen für Bereiche und Tabellen, um die Formeln übersichtlicher zu gestalten.

  • Verknüpfungen nutzen: Stelle sicher, dass deine Quelldateien stets an der gleichen Stelle gespeichert sind, um Verlinkungsprobleme zu vermeiden.

  • Datenüberprüfung: Implementiere eine Datenüberprüfung, um sicherzustellen, dass nur gültige Datumsangaben und Themen in die Quellenspalte eingegeben werden.

FAQ: Häufige Fragen

1. Kann ich mehrere Kalender in einer Datei verwalten?
Ja, du kannst mehrere Blätter in einer Excel-Datei für verschiedene Kalender verwenden und die Daten aus einer zentralen Tabelle abrufen.

2. Wie kann ich Feiertage in meinen Kalender eintragen?
Du kannst Feiertage manuell in eine separate Spalte eintragen und dann die SVERWEIS-Funktion verwenden, um sie in deinem Kalender anzuzeigen.

3. Was ist der Unterschied zwischen SVERWEIS und FILTER?
SVERWEIS ist ideal für einfache Suchvorgänge, während FILTER mehr Flexibilität bietet, um mehrere Kriterien zu berücksichtigen und mehrere Ergebnisse zurückzugeben.

4. Wie kann ich einen Fotokalender automatisch erstellen?
Nutze die Funktion „Bilder verknüpfen“ in Excel, um Bilder in deinem Kalender basierend auf dem Datum automatisch anzuzeigen.

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