Anzeige
Anzeige
HERBERS
Excel-Forum (Archiv)
20+ Jahre Excel-Kompetenz: Von Anwendern, für Anwender

Forumthread: Dynamischer Filter für Dropdown

Dynamischer Filter für Dropdown
15.10.2023 05:08:06
Andy
Liebe Excel-Profis

Ich komme trotz intensiver Internet-Recherche hier nicht weiter. Vielleich kann mir jemand von euch auf die Sprünge helfen?

Ausgangslage
Vorneweg: Ich suche explizit nach einer Nicht-VBA-Lösung, da ich aufgrund von Restriktionen keine Makros ausführen kann. Und ich möchte nach Möglichkeit ohne Hilfstabellen arbeiten.

Ich habe ein Tabellenblatt (tb_SDaten), das sich per Power Query Schülerdaten (Personalien) aus einer zentralen Datenbank holt.
Auf einem anderen Datenblatt will ich von den einzelnen Schüler Abwesenheiten erfassen. Die Absenzen werden mir von den Klassenlehrkräften gemeldet.
Grundsätzlich könnte ich die Schüler in der Absenzen-Tabelle mittels Datenüberprüfung | Liste | =INDIREKT("tb_SDaten[Schüler]") >> als Dropdown holen. Bei mehreren hundert Schülern scrolle ich mir da aber die Finger wund.

Um den Vorgang zu beschleunigen, gebe ich in der Spalte B ("Klasse") zuerst die Klasse der meldenden Lehrkraft ein.
Damit hätte ich die Voraussetzung für einen Filter, der mir dann in der Spalte C ("Schüler") im Dropdown nur noch die Schüler aus der betreffenden Klasse zur Auswahl anbieten soll.

In der Beispieldatei https://www.herber.de/bbs/user/163434.xlsx habe ich in J2 mal einen solchen Filter generiert, der genau das tut, was ich gerne für den Dropdown hätte.
=FILTER(INDIREKT("tb_SDaten[Schüler]");INDIREKT("tb_SDaten[Klasse]")=B2)

Jetzt meine Frage: Wie bringe ich diese Formel in die Datenüberprüfung, so dass die Datenüberprüfung in der Spalte C jeweils Bezug nimmt auf die Klasse, die auf der jeweiligen Zeile in der Spalte B ausgewählt ist?

Ich suche so etwas in der Richtung =FILTER(INDIREKT("tb_SDaten[Schüler]");INDIREKT("tb_SDaten[Klasse]")=Tabelle2!B2), das funktioniert aber nicht (Fehlermeldung: "Sie dürfen keine Verweise auf andere Arbeitsmappen für Datenüberprüfung-Kriterien verwenden.")

Ich glaube, nah dran zu sein, finde aber einfach den richtigen Kniff nicht. Kann jemand helfen?

Herzlichen Dank und schönen Sonntag allerseits!
Andy
Anzeige

5
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
Anzeige
AW: Dynamischer Filter für Dropdown
15.10.2023 07:20:21
Oberschlumpf
Hi Andy,

hier...
https://www.automateexcel.com/de/how-to/erstellen-einer-kaskadierenden-dropdown-liste/
..ganz ohne VBA
(hab mir deine Bsp-Datei nicht angeschaut, weil ich schon während des Lesens deiner Frage wusste, dass es so etwas gibt; vllt musst du deine Tabellen umstellen, oder die Lösung aus dem Link entsprechend anpassen)

Hilfts?

Ciao
Thorsten
Anzeige
AW: Dynamischer Filter für Dropdown
15.10.2023 09:49:33
Charly CNX
Hi Andy
Du kennst doch den Namen. Oder?
In deiner XL-Version gibt es doch
https://techcommunity.microsoft.com/t5/excel-blog/speed-up-data-entry-and-validation-with-autocomplete-for/ba-p/3072083
Du gibst nur den ersten oder die ersten zwei Buchstaben ein und es werden dir die entsprechenden Namen zur Auswahl angeboten.
Reicht dir das nicht?
Ich habs mal eingebaut'
https://www.herber.de/bbs/user/163436.xlsx
Gruss Charly
Anzeige
AW: Dynamischer Filter für Dropdown
15.10.2023 13:51:19
Andy
Lieber Charly CNX

Herzlichen Dank für deine Antwort und deinen Einbau! Eigentlich hast du schon recht mit deiner Frage: "Reicht dir das nicht?" :D

Meine Absicht ist nicht nur, das Scrollen zu minimieren, sondern gleichzeitig auch noch sicherzustellen, dass mir möglichst keine Fehler unterlaufen. Die Vorauswahl der Klasse soll mich bei der Eingabe daran hindern, einen Schüler auszuwählen, der gar nicht in dieser Klasse eingeteilt ist oder dann zu merken, dass ich die falsche Klasse eingetragen habe!

Ich habe zwischenzeitlich noch einen Approach gebastelt mit einer Hilfstabelle (siehe https://www.herber.de/bbs/user/163442.xlsx ). So würde es eigentlich auch funktionieren. Jetzt geht es mehr noch um meinen Ehrgeiz, eine Lösung ohne Hilfstabellen zu finden, die ich direkt mit der "Datenüberprüfung"-Formel abbilden könnte...

Ich danke euch allen jedenfalls fürs sonntägliche Mitdenken!

LG Andy

P.S. Ich merke, dass ich mich mit meinem Crosspost möglicherweise etwas unbeliebt gemacht habe. Ich entschuldige mich dafür. Ich war mir nicht bewusst, dass die anwesende und sehr hilfsbereite Community die verschiedenen Foren so umfassend monitorisiert! Sorry!
Anzeige

Forumthreads zu verwandten Themen

Anzeige
Anzeige
Anzeige

Infobox / Tutorial

Dynamischer Filter für Dropdown in Excel


Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Datenquelle einrichten: Stelle sicher, dass du eine Tabelle hast, die die Schülerdaten und deren Klassen enthält. Diese Tabelle sollte über Power Query aktualisiert werden, um die neuesten Daten zu erhalten.

  2. Dropdown erstellen:

    • Gehe zu der Zelle, in der du das Dropdown erstellen möchtest (z.B. C2).
    • Wähle Daten > Datenüberprüfung.
    • Wähle Liste aus und gib die Formel für den dynamischen Filter ein:
      =FILTER(INDIREKT("tb_SDaten[Schüler]"); INDIREKT("tb_SDaten[Klasse]")=B2)
    • Beachte, dass die Datenüberprüfung keine Verweise auf andere Arbeitsmappen zulässt, also stelle sicher, dass deine Tabelle die richtige Struktur hat.
  3. Klasse auswählen: In der Zelle B2 wählst du die Klasse aus. Das Dropdown in C2 wird sich nun dynamisch anpassen und nur die Schüler dieser Klasse anzeigen.

  4. Testen: Wähle verschiedene Klassen in B2 aus und überprüfe, ob die Schülerliste in C2 entsprechend aktualisiert wird.


Häufige Fehler und Lösungen

  • Fehler: "Sie dürfen keine Verweise auf andere Arbeitsmappen für Datenüberprüfung-Kriterien verwenden."

    • Lösung: Stelle sicher, dass du nur innerhalb der gleichen Arbeitsmappe arbeitest und alle Formeln korrekt verlinkt sind.
  • Fehler: Dropdown funktioniert nicht.

    • Lösung: Überprüfe die Struktur deiner Tabelle und ob die INDIREKT-Funktion korrekt auf die Spalten verweist.
  • Die Liste ist zu lang zum Scrollen.

    • Lösung: Nutze die Excel Dropdown Suche, um schnell zu den gewünschten Schülern zu gelangen.

Alternative Methoden

  • Excel Dropdown mit Filterfunktion: Du kannst die Filteroptionen in Excel nutzen, um eine benutzerdefinierte dropdown-liste direkt in der Tabelle zu erstellen.
  • Excel Dropdown Mehrfachauswahl ohne VBA: Bei Bedarf kannst du auch eine Hilfstabelle erstellen, um mehrere Auswahlmöglichkeiten zu ermöglichen, ohne VBA verwenden zu müssen.

Praktische Beispiele

  • Beispiel 1: Wenn du eine Klasse wie "10A" in B2 auswählst, sollte das Dropdown in C2 nur die Schüler anzeigen, die zu dieser Klasse gehören.
  • Beispiel 2: Mit XVERWEIS kannst du ebenfalls die Klasse aus einer Liste ziehen und sie zur Datenüberprüfung nutzen, um sicherzustellen, dass keine falschen Einträge gemacht werden.

Tipps für Profis

  • Power Query dynamischer Filter: Nutze Power Query, um deine Daten regelmäßig zu aktualisieren und somit sicherzustellen, dass dein dynamischer Filter immer auf dem neuesten Stand ist.
  • Datenüberprüfung Liste dynamisch: Experimentiere mit verschiedenen Formeln in der Datenüberprüfung, um dein Excel Dropdown Filter weiter zu optimieren.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich einen dynamischen Filter für ein Dropdown erstellen? Um einen dynamischen Filter zu erstellen, benutze die FILTER-Funktion zusammen mit INDIREKT, um die Schüler basierend auf der ausgewählten Klasse anzuzeigen.

2. Funktioniert das auch in älteren Excel-Versionen? Die FILTER-Funktion ist nur in Excel 365 und Excel 2021 verfügbar. In älteren Versionen musst du andere Methoden wie Hilfstabellen verwenden.

3. Gibt es eine Möglichkeit, die Dropdown-Auswahl zu multiplizieren? Ja, du kannst ein Excel Dropdown Mehrfachauswahl ohne VBA einrichten, indem du verschiedene Datenüberprüfungen in unterschiedlichen Zellen anwendest.

Beliebteste Forumthreads (12 Monate)

Anzeige
Anzeige
Anzeige