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Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen

Forumthread: Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen

Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen
03.09.2024 10:58:53
Frank1962
Hallo zusammen,

ich habe eine Pivottabelle mit Projekten und Guv-Positionen. Für jeden Monat gibt es Werte für diese Positionen. Ich möchte gerne ein Dashboard bauen mit jeweils eine Zelle für den Monatswert und den Year to date (kumuliert) für die einzelnen Positionen.

Als Filter habe ich einen Datenschnitt für den Monat. Wenn ich jetzt einen Monat auswähle, soll er mir die Werte für den ausgewählten Monat anzeigen + die Werte kumuliert bis zu diesen Monat.

Ein Beispieldatei habe ich hinzugefügt.

https://www.herber.de/bbs/user/171940.xlsx

Schon mal vielen Dank
Beste Grüße
Frank
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8
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen
03.09.2024 11:52:57
Yal
Hallo Frank,

(Datei noch nicht angeschaut, weil am Smartphone)
Bevor lang schreiben, wie das gemacht wird, schlage ich vor, auf vorhandenen Erklärung zu zugreifen, da es ein Standard ist.
Googlen nach "Excel pivot kumuliert".

Du musst das Wertfeld zweimal ins "Werte"-Quadrant bringen, um ein im normalen Monatswert und das andere in kumuliert zu haben.

VG
Yal

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AW: Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen
03.09.2024 12:49:36
Frank1962
Hi Yal,

vielen Dank erstmal für den Hinweis. Ich habe es probiert aber das funktioniert leider nicht. Wenn ich im Datenschnitt den Monat April auswähle, zeigt er mir nicht kumuliert Jan - April an sondern nur den April wert. Aber genau das wollte ich ja nicht :-) Vielleicht schaust du mal über die Datei sobald du Zeit hast.

Vielen Dank und beste Grüße
Frank
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AW: Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen
03.09.2024 16:38:32
Yal
Hallo Frank,

sorry, ich hatte die Frage falsch verstanden.
Was Du haben möchtest, ist nur mit einer Datenbereitung in der Power Query (PQ) Abfrage zu haben. Am Ende gibt es die Spalte (=Feld) "Wert" und die Spalte "Kumuliert".

Eine Kumulation ist mit PQ ein bisschen schwierig. Eine etwa einfache Weg ist, eine Funktion zu definieren, die die Elemente für Monate = gefragte Monat summiert und zurückgibt. Es kommt zu folgenden Ergebnis:
https://www.herber.de/bbs/user/171959.xlsx

Du kannst übrigens die Pivottable (PT) direkt auf die PQ-Abfrage aufbauen, ohne zuerst die Daten in einer Ausgabe-Tabelle auszugeben. Es hat das Vorteil, dass Du direkt die PT aktualisieren kannst, ohne vorher die Ausgabe-Tabelle aktualisieren zu müssen.

VG
Yal
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AW: Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen
03.09.2024 20:51:14
Frank1962
Hey Yal,

sorry das ich erst jetzt antworte...ich bin gerade erst nach Hause gekommen. Auf den ersten Blick schaut es erstmal sehr gut aus :-) Ich werde es morgen auf Arbeit mal genauer begutachten und bei mir testen.

Vielen lieben Dank aber schon mal :-D

Dir noch einen schönen Abend!

Beste Grüße
Frank
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AW: Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen
04.09.2024 13:05:10
Frank1962
Hi Yal, ich habe die Funktion mal versucht bei einer anderen Tabelle nachzubauen. Ich erhalte immer folgende Fehlermeldung:

Der Vorgang konnte nicht abgeschlossen werden, da die Enumeration nicht genügend Elemente enthielt.

Was genau könnte schiefgelaufen sein?
AW: Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen
04.09.2024 13:58:17
Yal
Hallo Frank,

von hier aus gesehen, ganz klar: im Zeile 42.
Nein, Scherz. Ohne Code, ohne Datei kann ich aus dem "Enumeration nicht genügend Elemente" nur vermuten, dass eine Liste aufgebaut werden soll, aber diese keine Element enthält, weil die Bedingung zu eng sind (Monat = 0?).
Bei einem Drilldown (= nehme aus einer Liste nur einen Element, meistens {0}[SpalteX]) geht es schief, wenn keine Element vorhanden sind.

VG
Yal

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AW: Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen
04.09.2024 18:32:43
Frank1962
Hi Yal,

ich glaube ich habe es für mein Beispiel erstmal hinbekommen :-)

Allerdings gibt es da schon das nächste Problem. Mein Datensatz besteht aus 24.000 Zeilen (Tendenz steigend) und damit muss ja für jede Zeile der kumulierte Wert berechnet werden. Das dauert ungefähr 30 Minuten und ist eindeutig zu lange für den Enduser. Gibt es da ne Möglichkeit das zu verkürzen? Es müssten auch nicht immer alle Monate neu berechnet werden sondern eigentlich nur der aktuelle Berichtsmonat und dann noch der davor. Alle anderen Monate sollten sich nicht mehr verändern. Gibt es ne Möglichkeit zu sagen, dass er nur berechnen soll, wenn sich die Werte geändert haben?

Vielen Dank und beste Grüße
Frank
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AW: Pivot Tabelle - YTD und Monat Werte auslesen
05.09.2024 00:15:04
Yal
Hallo Frank,

es gibt im Prinzip immer nur 2 Wege: entweder werden die Daten berechnet und das Ergebnis gespeichert, so macht es VBA und man hat den Nachteil, dass die Quelle sich nicht ändern darf, sonst muss man komplett neu behandeln, oder die Daten sind verlinkt, so machen die Excel-Formel und da hat man den Nachteil, dass Daten immer komplett neurechnen muss (wobei Excel einige Tricsks verwendet, um zu erkennen, was neu zu berechnen und was nicht).

Wie macht es Power Query: eigentlich wie VBA, werden die Daten nur einmal berechnet und herausgegeben. Aber, es ist jederzeit möglich eine Aktualisierung zu starten. Oder, wenn die Quelle immer neu gelesen wird, wird der gesamte Vorgang neu aufgerollt.

In deinem Fall verstehe ich es so, dass neue Daten immer zusätzlich zu den bisherigen kommen. Daher müsste man die, die schon da waren, nicht erneut rechen.

Es bedeutet im dem Fall, dass man die bisherige Daten zuerst trennen muss, die neue Daten berechnen und am Ende diese beiden zusammenbringen.
Es würde gehen.
Es müsste aber in deiner bisherige Konstellation für jede Wert-Spalte (Umsatz, Materialaufwand, Personalaufwand) eine kumulierte Spalte geben: Kum. Umsatz, Kum. Mat.aufwand, Kum. Pers.aufwand. Diese Daten müssen nach der Berechnung in der Tabelle herausgegeben werden. Beim Hinzufügen von neue Daten wären diese Spalten leer und so könnte Alt- und Neudaten erkannt werden. Dann die neue Daten mit den Daten vom Vormonat joinen (Projekt, die in diesem Monat keine Eintrag haben, müssen nachträglich mit null Umsatz/Mat/Pers hinzugefügt, sodass der Month-to-Date in dem Monat vorkommt).

Ein erst-Befüllung mit dem aktuellen Datenbestand müsste trotzdem stattfinden.

Ich lasse die Frage offen. Vielleicht ist ein andere PQ-Spezialist schneller als ich.

VG
Yal

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