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Daten mit Excel sammeln und sortieren

Forumthread: Daten mit Excel sammeln und sortieren

Daten mit Excel sammeln und sortieren
07.06.2008 22:57:52
Florian
Nabend beinand,
ich habe nicht besonders tiefgehende Excel-Kentnisse und möchte nun etwas realisieren, wofür mir schon die Ansätze fehlen. Und da ich keine Zeit für ewiges rumprobieren habe, wüsste ich gerne an welchen Stellen ich Suchen oder Rumprobieren muss. Ich brauche keine genaue Anleitung, aber etwas richtungsweisendes.
Folgende Problemstellung:
Ich möchte eine größere Sammlung von FAQs managen. Dabei geht's um die Sortierung in Kategorien, die Antworten bleiben ganz außen vor. Dazu dachte ich an folgendes: In einem Excelblatt wollte ich die Fragen einfach untereinander auflisten. Dann wollte ich an einer anderen Stelle alle verfügbaren Kategorien auflisten. Nun möchte ich in den Spalten hinter den Fragen zu jeder Frage eine Drop-Downliste haben, worin ich alle Kategorien finde. Genauer mehrere Listen in meheren Spalten, da eine Frage mehreren Kategorien zugeordnet werden kann.
Nun möchte ich an irgendeiner anderen Stelle auch über eine Dropdownliste eine Kategorie auswählen können, wonach mir alle Fragen angezeigt werden, die dazu gehören.
Zusammengefasst:
1) Liste der Fragen, jeweils mit mehreren Dropdown-Listen für Kategorien-Zuordnung
2) Liste der Kategorien
3) Möglichkeit, alle Fragen einer Kategorie rauszufiltern
Soviel zur Idee. Gibt es da bessere Ansätze? Ansonsten: Unter welchen Stichworten oder Buttons/Menüs finde ich in Excel die Werkzeuge, um das so hin zu bekommen?
Vielen, vielen Dank und schönen Gruß

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4
Beiträge zum Forumthread
Beiträge zu diesem Forumthread

Betreff
Datum
Anwender
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AW: Daten mit Excel sammeln und sortieren
07.06.2008 23:19:54
{Boris}
Hi Florian,
am Einfachsten mit dem Autofilter und einer Hilfsspalte. Die abgebildete Tabelle ist nach Spalte F "WAHR" gefiltert. Die Filterpfeile werden hier nur nicht angezeigt. In den Zellen H2:J2 wählst Du die gewünschten Kategorien aus. Die Formel aus F2 (Achtung: Matrixformel!) musst Du runterkopieren.
Tabelle1

 ABCDEFGHIJ
1Nr.FrageKategorie 1Kategorie 2Kategorie 3Hilfe Kategorie 1Kategorie 2Kategorie 3
21Frage 1Kategorie 3Kategorie 2 WAHR Kategorie 2Kategorie 3 
43Frage 3Kategorie 2Kategorie 3 WAHR    
54Frage 4Kategorie 2  WAHR    
65Frage 5Kategorie 1  WAHR    
76Frage 6Kategorie 2Kategorie 3 WAHR    
87Frage 7Kategorie 3  WAHR    
98Frage 8Kategorie 3  WAHR    
1110Frage 10Kategorie 1Kategorie 2 WAHR    
1211Frage 11Kategorie 1Kategorie 3 WAHR    

Formeln der Tabelle
ZelleFormel
F2{=ODER(C2:E2=H$2:J$2)}
Enthält Matrixformel:
Umrandende { } nicht miteingeben,
sondern Formel mit STRG+SHIFT+RETURN abschließen!
Matrix verstehen


Excel Tabellen im Web darstellen >> Excel Jeanie HTML 4
Grüße Boris

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Kommando zurück - alles Quatsch!
07.06.2008 23:22:14
{Boris}
Hi Florian,
die korrekte Lösung kommt gleich.
Grüße Boris

Die korrekte Formel für F2...
07.06.2008 23:30:00
{Boris}
Hi Florian,
...ist
{=ANZAHL(VERGLEICH(C2:E2;H$2:J$2;))>0}
Achtung: Wieder Matrixformel!
Grüße Boris

AW: Daten mit Excel sammeln und sortieren
08.06.2008 02:02:00
fcs
Hallo Florian,
Das Konzept für das Sammel der Daten hängt auch etwas von der Anzahl deer Kategorien ab.
Bis ca. 10 bis 15 Kategorien würde ich die Liste als Ankreuzliste führen - jede Kategorie eine eigene Spalte.
2. Variante: 5 bis 10 Hauptkategorien, jede mit einer eigenen Auswahlliste in Daten-Gültigkeit
Die Stichpunkte für die Erstellung der Liste:
Daten - Liste erstellen
Autofilter
Daten-Gültigkeit-Liste , Auswahlliste mit Namen für Bereiche verwenden
Gruß
Franz
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Infobox / Tutorial

Daten mit Excel sammeln und sortieren

Schritt-für-Schritt-Anleitung

  1. Fragen und Kategorien auflisten

    • Erstelle eine Tabelle in Excel, in der du alle Fragen in einer Spalte auflistest.
    • In den nächsten Spalten fügst du für jede Frage Dropdown-Listen ein, um die Kategorien auszuwählen.

  2. Dropdown-Listen erstellen

    • Wähle die Zellen aus, in denen die Kategorien stehen sollen.
    • Gehe zu Daten > Datenüberprüfung.
    • Wähle Liste und gebe die Kategorien an, die angezeigt werden sollen.

  3. Filter einrichten

    • Um die Fragen nach Kategorien zu filtern, aktiviere den Autofilter. Gehe dazu zu Daten > Filtern.
    • Klicke auf den Dropdown-Pfeil in der Kategorie-Spalte und wähle die gewünschte Kategorie aus.

  4. Matrixformeln verwenden

    • Für die Abgleichung von Fragen und Kategorien kannst du Matrixformeln verwenden. Beispiel: 
      {=ODER(C2:E2=H$2:J$2)}
    • Achte darauf, die Formel mit STRG+SHIFT+RETURN abzuschließen, damit sie als Matrixformel erkannt wird.

Häufige Fehler und Lösungen

  • Dropdown-Listen funktionieren nicht

    • Überprüfe, ob die Datenquelle für die Dropdown-Listen korrekt eingestellt ist. Stelle sicher, dass alle Kategorien in einem zusammenhängenden Bereich stehen.

  • Matrixformel gibt falsche Werte zurück

    • Achte darauf, dass du die Formel korrekt eingegeben und als Matrixformel gespeichert hast.

  • Filter zeigt keine Ergebnisse

    • Stelle sicher, dass die Filtereinstellungen korrekt sind und dass die Fragen tatsächlich den gewählten Kategorien zugeordnet sind.

Alternative Methoden

  • Verwendung von Pivot-Tabellen

    • Eine Pivot-Tabelle kann auch hilfreich sein, um Daten zu sortieren und zu filtern. Ziehe die Fragen und Kategorien in den Zeilen- oder Spaltenbereich der Pivot-Tabelle, um die gewünschte Übersicht zu erhalten.

  • Ankreuzlisten für weniger Kategorien

    • Wenn du weniger als 10 Kategorien hast, könntest du auch Ankreuzlisten verwenden, um die Auswahl zu vereinfachen. Jede Kategorie erhält eine eigene Spalte, die du ankreuzen kannst.

Praktische Beispiele

  • Beispiel einer FAQ-Liste Nr. Frage Kategorie 1 Kategorie 2 Kategorie 3
    1 Frage 1 Kategorie A Kategorie B
    2 Frage 2 Kategorie B Kategorie C
    3 Frage 3 Kategorie A Kategorie C

  • Formel zur Überprüfung

    {=ANZAHL(VERGLEICH(C2:E2;H$2:J$2;))>0}

    Diese Formel überprüft, ob die Frage in einer der gewählten Kategorien enthalten ist.

Tipps für Profis

  • Nutze benannte Bereiche für deine Dropdown-Listen, um die Verwaltung zu erleichtern.
  • Experimentiere mit Bedingter Formatierung, um Fragen je nach Kategorie visuell hervorzuheben.
  • Halte die Daten sauber und konsistent, um eine bessere Filterung zu gewährleisten.

FAQ: Häufige Fragen

1. Wie kann ich mehrere Kategorien für eine Frage hinzufügen? Du kannst mehrere Spalten für Kategorien in einer Zeile verwenden und in jeder Spalte eine Dropdown-Liste erstellen.

2. Was ist der Unterschied zwischen einer Matrixformel und einer normalen Formel? Eine Matrixformel kann mehrere Werte gleichzeitig verarbeiten und benötigt daher eine spezielle Eingabemethode (mit STRG+SHIFT+RETURN).

3. Wie kann ich sicherstellen, dass die Dropdown-Listen immer aktuell sind? Verwende benannte Bereiche oder dynamische Bereiche, um sicherzustellen, dass alle neuen Kategorien automatisch in den Dropdown-Listen angezeigt werden.

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