intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

Forumthread: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

04.07.2025 15:23:54

Newcomer_01

Hallo Zusammen,
ich wollte mich mal mit intelligenten Tabellen arbeiten, da dieses ja viele Vorteile hat (dynamisches erweitern, etc.). Dabei bin ich auf folgendes Problem gestoßen:
ich habe eine intelligente Tabelle (Mitarbeiterdatenbank) genannt "DB__MA" in der ich die Mitarbeiter aufführe und bei Bedarf pflege (löschen, hinzufügen, etc.). Klappt soweit auch wunderbar, da sich die Tabelle entsprechend dynamisch anpasst (Zeilen/ Spalten).
Jetzt möchte ich in einer anderen intelligenten Tabelle (tab_Einsatzreport) Zusatzinformationen (Einsatzort, Einsatzdauer, Datum, Einsatzbereich, etc.) zu den jeweiligen Mitarbeitern hinzufügen. Dies soll aber ebenfalls dynamisch passieren. Bedeutet wenn neue Mitarbeiter in der "DB__MA" hinzukommen soll sich die zweite Tabelle entsprechend dynamisch anpassen (Zeilen/ Spalten mit den Einträgen hinzu) ohne aber das sich die Zeilen verschieben (also die Einträge für MA1, MA2, MA3 bleiben erhalten und zugeordnet wenn z. B. MA4, MA5 hinzukommen und nicht die Werte für MA3 stehen plötzlich neben MA4 weil die Liste nach unten länger wird.

Konnte es bis jetzt nur mit "harten Code" verwirklichen. Also direkter Verweis auf die Zelle und dann runterziehen. Dies bedeutet aber das bei überschreiten einer gewissen Anzahl die Einträge nicht mehr übernommen werden bzw. Ich in der zweiten Tabelle eine ausreichende Anzahl an Zeilen vorhalten muss. Das ist alles andere als dynamisch.
Kennt jemand einen Weg bzw. eine Lösung?? Bitte kein VBA nur mit Excel-Funktionen o. ä. (wenn überhaupt möglich). Danke!

Zum Verständnis anbei mal eine eingekürzte Beispieldatei (im Original ca. 100 MA und 25 Standorte, etc.).
https://www.herber.de/bbs/user/177998.xlsx

Hoffe mir kann jemand weiterhelfen.
Gruß Matze

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Betreff

Datum

Anwender

AW: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

04.07.2025 15:42:14

RPP63

Moin!
Vorab: Man löscht keine Mitarbeiter, sondern entlässt sie.
(Vor allem, wenn man die ID mittels ZEILE() "vergibt")
Den Beschäftigungsstatus erfasst man dann in einer Zusatzspalte "aktiv".
Prinzipiell solltest Du Dich erstmal mit den Grundlagen einer in Excel abgebildeten Datenbank mittels Tabellenobjekten beschäftigen.
• Normalformen
https://de.wikipedia.org/wiki/Normalisierung_(Datenbank)
• strukturierte Verweise
https://support.microsoft.com/de-de/office/verwenden-von-strukturierten-verweisen-f%C3%BCr-excel-tabellen-f5ed2452-2337-4f71-bed3-c8ae6d2b276e

Vor allem, wenn man dynamische Auswertungen mittels der "neuen" Spill-Funktionen machen will, funktionieren Tabellenobjekte nicht mehr, weil sie keinen Spill darstellen können.

Gruß Ralf

AW: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

04.07.2025 16:03:17

Newcomer_01

Hallo Ralf,
Du hast natürlich völlig recht... :-) sorry, war zu sehr im "Tabellenmodus". Natürlich bleiben die MA als Eintrag erhalten und werden bei einem "Ausscheiden" aus dem Betrieb weiterhin gelistet und über eine zusätzliche Spalte mit einem Status (z. B. "inaktiv") versehen.

Hier ging es mir priorisiert um das dynamische erweitern der zweiten Tabelle, wenn MA hinzukommen um dann in der zweiten Tabelle entsprechende Einträge zu machen. Hatte es beim 1. Versuch auch über PowerQuery versucht (da die MA-Tabelle eine separate Datei ist mit vielen Einträgen wo ich aber nur die g. Spalten zur "Identifizierung" benötige). Hier bekomme ich aber keine Zuordnung hin. Wenn MA hinzukommen verschiebt sich die Tabelle nach unten und die Einträge daneben bleiben "stehen".

Daher als eingekürztes Beispiel in einer Datei um das Problem mit der dynamischen Aktualisierung der zweiten Tabelle aufzuzeigen. Aber wenn es da keine Lösung gibt (so habe ich Dich verstanden) wird es wohl auf eine nicht intelligente Tabelle als zweiter Teil hinauslaufen.

Danke Dir für den Input!
Gruß Matze

AW: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

04.07.2025 15:56:09

Eifeljoi 5

Hallo

Mein Tipp:
Versuche es mit PQ oder beherzige RPP63 Vorschlag.

AW: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

04.07.2025 16:16:18

Yal

Hallo Matze,

es ist mit Power Query möglich.

Schreibe bitte zuerst die ID-Nr der Mitarbeiter in der Stammdaten fest. Für folgende Methode ist eine Formel an dieser Stelle zu gefährlich (siehe "Achtung").

- gehe auf de Tabelle "tab_Einsatzbericht", Menü "Daten", "aus Tabelle/Bereich"
- Du bist in Power Query Editor
- links siehst Du die Abfrage "tab_Einsatzbericht", die den Daten aus der Tabelle mit derselben Namen bezieht
- rechtsklicke auf diese und wähle Duplizieren
- ändere den Namen der neuen Abfrage in "tab_MA_Stammdaten"
- rechts in der Liste der angewendete Schritte, lösche den zweiten Schritt "geänderter Typ"
- in dem übrigen Schritt "Quelle" ändere in der Bearbeitungsleiste die Quelle in "tab_Einsatzbericht"
- rechts in Abfrageneigenschaften, Name der Abfrage "tab_Einsatzbericht" in "tab_Ergebnis" ändern

- auf der Abfrage "tab_Ergebnis", Menü "Start", "Abfrage zusammenführen"
- wähle die Abfrage "tab_Einsatzbericht" als zweite Abfrage, markiere den Feld "ID-Nr" in beiden Vorschau,
- Join-Art "linker äußerer Join" ist bereits richtig
- in der neue Spalte auf dem Symbol mit dem doppelten Pfeile klicken, Haken bei "ID-NR", "Name" und "Vorname" wegnehmen, sowie unten bei "Präfix"

- auf der Abfrage "tab_Einsatzbericht" auf der Spalte "Datum" rechtsklicken, "Typ ändern" und "Datum" wählen, aktuelle ersetzen (war noch auf Datum/Uhrzeit)

- Menü "Schliessen & Laden in...", "nur Verbindung erstellen" anklicken,
- Du bist wieder in Excel klassik
- wechsle auf das Blatt "Reporting", Zelle K3 klicken
- in der Liste der Abfragen rechts, Abfrage "tab_Ergebnis" rechtsklicken, "laden in...", "Tabelle" wählen, "in vorhandene Blatt".
- Du hast eine zweite Tabelle rechts der vorige Tabelle.
Für die 2 nächste Schritte auf Genauigkeit achten (kein Zurück, kein "Mache-dann-nochmal", kein "Mache-was-anderes-dazwischen"):
- Spalten der erste Tabelle "tab_Einsatzbericht" löschen: ganze Spalte, also über die Leiste "B..C.. . ..I" markieren.
- auf die neue Tabelle klicken, Menü "Tabellenentwurf", Name in "tab_Einsatzbericht" vergeben
Fertig.

nun Mitarbeiter "10" in der Stammdaten eintragen, auf Reporting wechseln, rechtsklick auf die Tabelle "tab_Einsatzbericht" und aktualisieren.
Mitarbeiter 10 sollte in der Liste erscheinen und alle andere weiterhin samt Daten bestehen.

Achtung: genauso wie ein neuer Mitarbeiter hinzugefügt wird, wird ein MA, der in den Stammdaten gelöscht wurde, in der Bericht samt Daten verschwinden!!

Herzliche Glückwunsch, Du hast eine Power Query Join herstellt und auch noch ein selbst referierende Join.

Weitere Info über PQ in folgenden Tutorial: https://excelhero.de/pivot-tabellen/pivot-tabellen-ganz-einfach-erklaert/

VG
Yal

AW: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

04.07.2025 20:32:43

Newcomer_01

Hallo Yal,
habe es nun nochmal Schritt für Schritt ausgeführt. Leider kommt wenn ich die Stammdaten um einen MA erweitere immer eine Fehlermeldung in dem er rummeckert das bereits eine Spalte (zuletzt hat er angemahnt "bereits die Spalte Standort vorhanden") existiert. Des Weiteren werden mir im PQ-Editor nach dem zusammenführen einige Spalten doppelt angezeigt (Standort, Bereich, etc.). Ich weiß leider nicht wie hier was miteinander zusammenhängt und bin durch dieses viele Umbenennen auch verwirrt was, welchen Sinn/ Zweck verfolgt.
Was genau meinst Du z. B. mit "Bearbeitungsleiste". Genauso verstehe ich nicht wie die Tabelle "MA_Stammdaten" in der ich dann ändere einen Bezug zu der Tabelle "tab_Einsatzbericht" bekommt? Muss ich evtl. vorab die Formeln wieder entfernen? Vllt. kannst Du es nochmal einfacher in allen Einzelschritten erklären? Wenn es für dich nicht so aufwendig ist kannst Du die Beispieldatei evtl. so "umswitchen" wie es sein soll und funktioniert? Dann versuche ich es über die angewendeten Schritte nachzuvollziehen. Sorry, aber PQ scheint doch etwas zu komplex für mich zu sein.

Gruß Matze

AW: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

04.07.2025 16:20:27

daniel

Hi
funktioniert nicht.
du kannst in Excel in einer Tabelle entweder Daten eingeben, oder du kannst auswerten.
Du kannst aber nicht in einer Tabelle, die auswertet, weitere Daten neu hinzufügen.
zumindest der Schlüsselbegriff ID-Nr. muss in der Liste Reporting statisch (dh von Hand eingegeben) sein, wenn du hier weitere Informationen zu diesem Schüsselbegriff neu hinzufügen willst.
und das in deiner Tabelle in den Stammdaten die ID-Nummer aus der Zeilennummer generiert wird, ist hoffentlich nur ein deiner Bespieldatei so.

und noch eine Bitte für die Zukunft:
verwende in deiner Anfrage bitte die gleichen Bezeichnungen und Zelladressen, die du auch in der Beispieldatei verwendest. Das macht es für uns leichter, deine Beispieldatei und deine Problembeschreibung zusammen zu bringen.
Es gibt in deiner Beispieldatei keine "DB__MA". Also welche Tabelle ist damit gemeint?

Gruß Daniel

AW: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

04.07.2025 16:56:35

Newcomer_01

Hallo Daniel,
ich stelle aktuell fest das meine vorrangige Priorität bzgl. der Dynamik zwischen zwei intelligenten Tabellen und damit verbunden etwas "provisorisch" generierten BeispielTabellen mehr Fragen und Unstimmigkeiten aufkommen lassen als das Schwerpunktthema zu beschreiben. Dafür kann ich mich nur entschuldigen, da mir diese benötigte Detailtiefe im Verhältnis zum Grundproblem nicht bewusst war. Also sorry..... nichts desto trotz werde ich versuchen das Missverständnis aufzuarbeiten und folgende Aufschlüsselung zu geben:
Die MA-Daten kommen aus einer separaten Exceltabelle (wird von der PA bereitgestellt). Damit ist inhaltlich (ID-Nr., Name, Vorname und vieles mehr) alles fix und wird bei mir nur via PQ auf die 3 Spalten (ID-Nr., Name, Vorname) reduziert und in die neue Tabelle eingeladen. Alles was sich hier aktualisiert ist das MA dazukommen und evtl. vorhandene einen Status wie z. B. "inaktiv" bekommen. Da ich es hier auf die Schnelle versucht habe aufzuzeigen mein Fehler mit der verwirrenden Umsetzung dieser Daten (Formel Zeile(), etc.). Genauso hast Du recht im Text eine andere Bezeichnung zu verwenden als die Tabellen in der Datei benannt sind. Auch hier sorry.

Nehme deine Hinweise auf und werde es beim nächsten mal besser/ genauer machen.

Zu meinem Thema nehme ich jetzt mit das es scheinbar nicht möglich ist Infos aus einer intelligenten Tabelle (über PQ eingeladen) dynamisch abzugreifen um diese wieder dynamisch in einer anderen Tabelle weiter zu verwenden. Denke es kann nicht richtig sein das man die Kennzahlen (z. B. ID-Nr.) jedesmal händisch kopieren muss um damit dynamisch zu arbeiten aber da seit ihr sicherlich die höhere Expertise.

Also Danke nochmals!
Gruß Matze

???

04.07.2025 17:06:16

Yal

Hast Du etwa meinen Vorschlag (14:16 Uhr) übersehen?

Es ist durchaus möglich:
https://www.herber.de/forum/messages/2015328.html

VG
Yal

AW: ???

04.07.2025 17:40:56

Newcomer_01

Hallo Yal,
tatsächlich habe ich deinen Beitrag übersehen. Da es einige Hinweise bzgl. Missverständnisse zu meiner Beispieldatei gab zu dem ich aufklären wollte ist mir dein Kommentar "entwischt". Sorry
Aber es gibt dann scheinbar doch eine Möglichkeit. Das ist Mega. Habe es mal probiert aber leider legt er mir in der neuen Tabelle alles doppelt an und meckert dann dementsprechend wenn ich einen MA hinzufüge mit Fehlermeldungen wie "Datum ist bereits vorhanden". Vermutlich muss ich im PQ-Editor noch was ausführen was ich in deiner Beschreibung nicht gefunden habe. Werde es nochmal langsam Schritt für Schritt durchgehen und hoffe das es dann passt.

Vielen Dank!
Gruß Matze

AW: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

04.07.2025 17:23:29

daniel

Also
du kannst prinzipiell Daten aus einer intelligenten Tabelle dynamisch abgreifen, das wäre über eine Spillformel möglich, für ein Beispiel, im Blatt Reporting mit dieser Formel:

=tab_MA_Stammdaten[#Alle]

du kannst dann theoretisch auch daneben weitere Daten zu den einzelnen Zeilen hinzufügen, das solltest du aber nur dann machen, wenn sichergestellt ist, dass in der Quelldatei:
- keine Zeilen wegfallen
- die Reihenfolge der Zeilen sich nie ändert
- neue Zeilen immer nur am Ende hinzugefügt werden
das ist so, weil die Daten, die du sonst an dieser Zelle in weiteren Spalten hinzufügen willst, keine Verknüpfung zu den Daten der Quelldatei haben außer der Zeile, in der sie zufälligerweise stehen.

was du leider nicht machen kannst, ist dann dieses Konstrukt wieder in eine Intelligente Tabelle zu wandeln. Hier musst du mit normalen Listen leben.

Gruß Daniel

AW: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

05.07.2025 11:17:19

Newcomer01

Hallo Yal,
wie beschrieben funktioniert der Weg gemäß deiner Beschreibung bei mir nicht. Habe es jetzt mehrfach versucht Schritt für Schritt nachzuvollziehen aber am Ende habe ich immer eine Tabelle mit zu vielen doppelten Einträgen bzw. wenn ich die Quelldatei "tab_MA_Stammdaten" erweitere und die zweite Tabelle (tab_Einsatzbericht) aktualisiere kommt es zu Fehlermeldungen. Weiß daher auch nicht ob ein anschließendes manuelles Eintragen neben den Quelldaten dann überhaupt noch geht.
Somit die Frage ob Du mir bitte mal den Weg beschreiben kannst, wenn ich es von Anfang an machen würde (leere Arbeitsmappe/ Tabelle) mit nur Quelltabelle (tab_MA_Stammdaten) über PQ importiert??

Vielleicht ist aber auch mein Ansatz grundsätzlich falsch. Dann die Frage gibt es eine andere Vorgehensweise (ohne VBA) in Excel??

Denke das der Anlass manuelle Daten zusätzlich einzutragen (keine Berechnungen/ Auswertungen) auf Basis von dynamischen Quelldaten kein Einzelfall ist. Bin unsicher ob es eine gängige Praxis ist diese Quelldaten dann über copy/ paste als isolierte Daten (nicht dynamisch) in eine neue intelligente Tabelle zu bringen um das hinzubekommen.

@Daniel,
vollkommen richtig. Die MA-Liste wird nur erweitert (es kommen Einträge hinzu und werden keine entfernt), Genauso erhält jeder MA eine einmalige ID-Nr. welche sich fortlaufend erhöht. Beim Ausscheiden eines MA aus dem Betrieb bekommt dieser einen Status (wird aber nicht entfernt) über diesen kann man in der Auswertung später "wegfiltern".
Hoffe es somit etwas verständlicher erklärt zu haben und jemand kennt noch eine Möglichkeit? Vielen Dank für euren Support.
Gruß Matze

AW: intelligente Tabellen mit einander verknüpfen (dynamisch)

04.07.2025 16:13:39

Newcomer_01

Hi,
wie erwähnt hatte es im 1. Versuch mit PQ probiert (da ich ja nicht alle Spalten aus der MA-Tabelle brauche). Leider aber nicht das Ergebnis erhalten (beim hinzufügen von MA verrutschten die Zeilen und die Zuordnungen passen nicht mehr).

Scheinbar ist mein Excelwissen nicht ausreichend um zu wissen wie es mit PQ gelöst wird und den Vorschlag von RPP63 habe ich auch nicht verstanden. Da der Link auf die Erklärungsseite von intelligenten Tabellen führt ohne mir eine Lösung zu zeigen.

Wie erwähnt scheinbar ein Problem, welches mit meinem Basiswissen nicht zu lösen ist. Werde daher wieder auf die Variante ohne intelligente Tabellen zurückspringen. Bedeutet zwar "absolute Bezüge" aber anders funktioniert es wohl nicht. Danke für die Erklärungen und Mühen.

Gruß Matze

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