Tabelle aktualisieren per Power Query

Forumthread: Tabelle aktualisieren per Power Query

21.07.2024 11:06:11

JoshExcel

Hallo Community,

ich habe eine Excelliste (Auswertung.xlsx) mit einer intelligenten Tabelle.
Mehrmals pro Woche bekomme ich eine aus einem System eine sehr große Exceldatei (UpdateDatenSatz.xlsx) in welcher keine intelligente Tabelle ist, mit sehr vielen Spalten.
Nun möchte ich meine Auswertungs-Excel automatisch befüllen und aktualisieren lassen mit den Daten aus der UpdateDatenSatz-Excel - hieraus aber nur bestimmte Spalten.

Ich habe es mit Power Query versucht, aber das Problem ist, dass ich es nur hinbekomme eine neue Tabelle zu erstellen bzw. werden die Spalten aus der UpdateDatenSatz-Excel nur als neue Spalte angehängt.

Per Google oder Youtube habe ich nicht das passende gefunden und deswegen hoffe ich ihr könnt mir weiterhelfen, die Power Query Konfiguration hinzubekommen!?

Die beiden Beispielexceldateien hänge ich hier an.

Grüße
Josh

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Betreff

Datum

Anwender

AW: hierzu wäre zuvor aber noch etwas zu klären ...

21.07.2024 19:44:30

neopa C

Hallo Josh,

... stehen in Deiner Update-Datei immer alle Daten oder nur die Daten die zu aktualisieren sind und die nicht zu aktualisierenden Daten müssen erhalten bleiben, oder?

Gruß Werner
.. , - ...

Vielen Dank

24.07.2024 16:19:39

JoshExcel

Ich danke euch beiden viel Mals. Jetzt heißt es eure Hilfe umzusetzen in meine richtige Liste. Vielen Dank euch! Ohne euch hätte ich es nicht hinbekommen

AW: bitteschön, doch ...

24.07.2024 16:39:18

neopa C

Hallo Josh,

... mich interessiert nun aber noch (wie ich schon geschrieben hatte), wenn Du meine aufgezeigte Lösungsvorschlag genommen haben solltest, ob in Deiner XL-Version die Aktualisierung der Ergebnistabelle auch sofort bei Betätigung des "Aktualisierungsbuttons alle" auch wirklich korrekt aktualisiert? Oder nur wie geschrieben über die "Hintertür"?

Gruß Werner
.. , - ...

AW: hierzu wäre zuvor aber noch etwas zu klären ...

21.07.2024 19:59:59

JoshExcel

Hallo Werner,

in der Update-Datei stehen immer alle Daten drin. In der Auswertungsdatei stehen auch noch andere Daten drin, welche nicht in der Update-Datei vorkommen, sollten diese Daten, jedoch darin vorkommen, können diese überschrieben werden in der Auswertung.

Viele Grüße
Josh

AW: ok, melde mich dann morgen dazu wieder owT

21.07.2024 20:19:44

neopa C

Gruß Werner
.. , - ...

selbst referierende Tabellen in Power Query

22.07.2024 12:03:23

Yal

Hallo Josh,

es ist im Prinzip einen Fall von selbst referierende Tabellen:
- Du hast die Tabelle (A) mit vorhandenen Information. Diese Tabelle teilt sich in Spalten, die "von draussen" befüllt werden, und Spalten, die Du selbst befüllst.
- Du hast eine separate Quelle (B), die Daten "von draussen" liefert.

- mache eine Abfrage "Abf1" auf Tabelle (A)
- mache eine Abfrage auf Quelle (B)
- bringt die Daten anhand einen eindeutige Identifier (es kann mehrere Spalten sein) zusammen,
- lösche die Spalten, die Du nicht brauchst, sodass die Spaltenstruktur genau die Tabelle (A) entspricht,
- lasst das Ergebnis in einer Tabelle (C) raus ("Schliessen & laden"),
- lösche die Tabelle (A)
- ändere in Abf1 die Quelle von Tabelle (A) auf Tabelle (C)

Fertig.
PQ arbeitet im Modus Lesen-Verarbeiten-Ausgeben, sodass (C) gelesen, mit (B) ergänzt und das Ergebnis (C) überschreiben wird.
Achte drauf, dass ein solcher Verfahren Daten ohne jegliche Vorwarnung aussortiert! Behalte idealerweise immer einen Backup.

VG
Yal

AW: möglich unter folgender Voraussetzung ...

22.07.2024 16:14:33

neopa C

Hallo Josh,

... es muß gewährleistet sein, daß in Deiner Update-Datei auch wirklich die Spalten vorhanden sind, von denen die Daten übernommen werden sollen.

In meinem Lösungsvorschlag bleibt nunmehr von der Kombination "Personalnr" und "Gerät" nur eine in der Ergebnistabelle endgültig gelistet (durch Duplikatentfernung). Ich hab habe für diese dann die mit dem aktuellsten Bestelldatum "aufgehoben" (durch entsprechende Sortierung).

Etwas anders als von Yal vorgeschlagen, lösche ich nicht die überflüssigen Spalten sondern habe persönlich erstmalig die LIST() - Funktionalität zum Einsatz gebracht. Dafür habe ich "Anleihe" beim PQ-Profi namens Luschi genommen (danke Luschi). Dadurch ist es völlig egal wie viele zusätzliche Spalten in der zu importierenden Datei vorhanden sind. Auch können dort alle Spalten beliebig (anders) angeordnet sein.

Bezug genommen wird n in der beigefügten Ergebnisdatei auf Deine eingestellte Datei 171143 in meinem Downloadverzeichnis (mußt Du demzufolge noch im M-Code anpassen).

Es gibt in meiner Lösung allerdings noch ein Problem, welches ich momentan auf meine noch unzureichenden PQ-Kenntnisse und evtl. auch meine ältere XL-Version (XL 2016) zurückführe. Eine automatische Aktualisierung der Daten aus der Importdatei erfolgt (noch) nicht auf Betätigung des Aktualisierungsbuttons. Ich muß deren Aktualisierung in der geöffneten Abfrage vornehmen. Vielleicht kann da ein PQ-Profi noch entsprechenden Hilfestellung geben.

In der nun bereitgestellten Lösungsdatei https://www.herber.de/bbs/user/171172.xlsx sind schon ein paar zusätzliche Testdaten "aktualisiert" und ergänzt.
Teste mal

Gruß Werner
.. , - ...

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